Nota Fiscal Electrónica: Sistema de facturación electrónica obligatorio en Brasil
La Nota Fiscal Electrónica es un documento XML emitido y almacenado electrónicamente, que tiene como objetivo documentar las operaciones de circulación de mercancías o prestaciones de servicios entre las partes ofertantes y demandantes de estos bienes o servicios en los diferentes estados de Brasil.
En la factura electrónica en Brasil, el proceso de emisión de una NF-e consiste en la generación de un documento en formato XML por parte de la empresa vendedora, y la firma electrónica del documento con certificados electrónicos emitidos por autoridades acreditadas en Brasil.
Este documento será enviado por W. Services al SEFAZ que tras su validación emitirá la correspondiente autorización informando a la empresa emisora. En este momento, con la NF-e autorizada, la empresa emisora podrá emitir el DANFE (Documento Auxiliar de NF-e), que es un informe de expedición relacionado con la nota fiscal autorizada, y que deberá acompañar a la mercancía durante el transporte.
La NF-e autorizada debe ser remitida al cliente, actuando como factura oficial que detalla la transacción comercial realizada entre comprador y vendedor.
La validez fiscal y legal de la Nota Fiscal está garantizada con la firma digital del emisor y el receptor, y la validación del documento por parte de las autoridades fiscales brasileñas (Secretaria de Fazenda - SEFAZ), como paso previo a la transacción comercial.
Procedimiento de generación y validación de una Nota Fiscal Electrónica
- El archivo XML se firma con un certificado digital.
- La factura electrónica es transmitida por web service al SEFAZ.
- El SEFAZ realiza un archivo de pre-validación y devuelve una autorización de uso para poder mover las mercancías.
- Para cubrir legalmente el tránsito de la carga, la empresa imprime el DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), en papel normal.
- El DANFE es un documento de suma importancia que aunque generado en modo electrónico y validado por la misma vía por parte del SEFAZ, debe acompañar en formato papel a las mercancías durante su movimiento por el interior de la nación.
El modelo electrónico aporta grandes beneficios a las empresas
Desde que en el octubre de 2005 el SEFAZ hiciera válida en todos los estados de la Federación el uso de la Nota Fiscal electrónica las empresas brasileñas han obtenido grandes ventajas, sobre todo en términos de agilidad administrativa y ahorro de costes y tiempo, esto ha convertido lo que en principio fue un proyecto piloto, en el avance tecnológico más productivo del sector de las tecnologías de la comunicación comercial en Brasil.
- Fluidez de la gestión administrativa al integrar directamente la Nota Fiscal con el ERP del cliente sin necesidad de introducir los datos manualmente.
- Garantías de máxima seguridad al poder integrar sistemas electrónicos capaces de verificar la autenticidad de las firmas digitales.
- Almacenamiento electrónico de los archivos originales mejorando la eficiencia administrativa y las condiciones de seguridad de los documentos.
- Reducción de los errores de contabilidad debido a la eliminación de las facturas de errores tipográficos humanos.