Cómo enviar facturas en PDF de forma legal

Debido a la situación actual provocada por la crisis sanitaria muchas empresas no se encuentran en disposición de enviar facturas en papel a sus clientes. Las mayorías de las empresas que sigue utilizando facturas en papel lo hace porque una parte de su cartera de clientes carece de recursos técnicos para recibir documentos comerciales de forma automatizada a través de EDI.

Conozca Business@Mail

Las empresas se enfrentan al desafío de hacer llegar las facturas a todos sus clientes de forma digital, segura y legal. Algo que puede resultar especialmente complejo, cuando se trata de clientes finales cuyo único medio de comunicación es el correo electrónico. Para solucionar este problema, nace Business@Mail, una plataforma de comunicación que permite la publicación y envío de facturas electrónicas en pdf de forma automática, segura y con validez legal.

Business@Mail se integra con su solución EDI y su ERP automatizando el envío del 100% de sus facturas a todos sus clientes. 

Business@Mail ofrece varias opciones según las necesidades de su negocio y las características de sus clientes, permitiendo la comunicación EDI de sus transacciones comerciales con el 100% de sus interlocutores.

Integrado con el ERP de su empresa, a través de nuestra solución EDI, las facturas son traducidas a un formato estructurado, publicándose además en Business@Mail una representación visual PDF para su consulta por los clientes sin solución de integración de datos.

Cada vez que una nueva factura es puesta a disposición de los clientes en el portal Business@Mail, los clientes son notificados con un mail que les permite un acceso directo para su consulta, descarga e impresión.

Business@Mail administra la publicación y almacenamiento de facturas con firma electrónica, constituyendo una solución ajustada la legislación vigente en cada caso.

El servicio de Firma Delegada de EDICOM simplifica además el proceso de firma electrónica de las facturas. A través de este servicio, los clientes autorizan a EDICOM a firmar los documentos en su nombre, para así evitar la gestión y mantenimiento de los certificados electrónicos o dispositivos de firma.

Cómo funciona el envío automatizado de facturas en PDF

• El emisor genera el 100% de sus facturas conforme a sus procesos habituales transfiriendo los datos a EDICOM.
• El software EDI de EDICOM realiza la transformación de los datos y reconoce a los destinatarios de cada factura.
• Las facturas dirigidas a clientes sin solución de intercambio electrónico de datos, son publicadas en Business@Mail.
• El cliente es notificado por correo electrónico en un mail que incluye un link a la factura publicada para su consulta, descarga o impresión.

Control total del estado de sus facturas

Los emisores podrán saber en todo momento el estado en el que se encuentran sus facturas electrónicas. Gracias a un sofisticado sistema de acuses, podrá controlar la trazabilidad de todo el proceso:

• Acuses de publicación de la factura en la plataforma.
• Acuses de consulta, descarga o impresión de documentos.
• Acuse del nº de documentos publicados que no han sido consultados.
• Avisos enviados sin obtener respuesta.

Todos los acuses pueden además ser integrados en el sistema de facturación del cliente, optimizando el proceso de control de cada documento de cobro a través del ERP del emisor.

Una solución win to win para empresas y clientes

Business@Mail es una solución win to win que ofrece múltiples ventajas tanto para las empresas que necesitan eliminar el envío en papel de sus facturas, como para los clientes que no disponen de soluciones EDI para la recepción de documentos comerciales. Con Business@Mail no sólo podrá enviar facturas en PDF, si no cualquier otro documento comercial que necesite.

Súmese a los miles de clientes que usan Business@Mail, la solución paperless que facilita la digitalización de las empresas, optimizando sus recursos y mejorando la comunicación con sus clientes.

Con el uso de Business@Mail se benefician ambas partes haciendo mucho más eficiente el proceso de envío y recepción de facturas.

Ventajas para empresas

1. Envío de documentos EDI al 100% de sus interlocutores.
2. Reducción de costes de gestión y envío de facturas en papel.
3. Automatización de todo el proceso de facturación.
4. Reducción de tiempos de emisión, entrega y cobro.
5. Trazabilidad total del estado de los mensajes.

Ventajas para clientes

1. Notificaciones vía mail de la recepción de facturas.
2. Visualización, consulta e impresión de documentos comerciales en pdf.
3. Almacenamiento legal electrónico de los documentos durante el período legalmente establecido.
4. Acceso gratuito.
5. Manejo sencillo e intuitivo.
6. Entorno habilitado para recibir documentos de múltiples publicadores.

Envío automático de facturas en PDF al correo electrónico de sus clientes

La herramienta también admite enviar directamente las facturas en pdf al correo de los clientes.

Esta opción no permite controlar la trazabilidad de los estados por los que va pasando una factura desde que es enviada hasta que finalmente es consultada por el cliente.