La factura electrónica en Colombia

Este código permite identificar a la factura de forma unívoca y además asegurar la integridad de la información. El CUFE va encriptado mediante un algoritmo SHA384 y está formado por datos concatenados de la factura más la clave técnica.

La firma digital se genera a partir de un certificado digital expedido por una autoridad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).  EDICOM está habilitado por la ONAC como Entidad de Certificación Abierta para la emisión de certificados electrónicos como la firma digital.

El sistema RADIAN ha sido creado por la DIAN para la comercialización de las facturas en Colombia. Para que tengan validez las facturas electrónicas de venta como título valor deberán ser registradas y validadas a través de la plataforma RADIAN. Con este sistema el gobierno quiero facilitar la consulta y conocer la trazablidad de estos documentos.

Puede conocer más sobre en este artículo: Colombia reglamenta el registro de la factura electrónica como título valor en el RADIAN

Es el proceso que se le hace a la factura, notas débito y crédito electrónicas generadas y transmitidas a la DIAN para verificar que cumplen con las reglas definidas por la entidad en el anexo técnico; este proceso se hace en fracción de segundos, para que luego, el documento junto con el comprobante de validación sea entregado al comprador, lo cual la convierte en un soporte con efectos fiscales. 

La resolución 00020 y 00030 no se hace ninguna mención de la recepción de facturas, sin embargo, un emisor electrónico debe estar en capacidad para recibir facturas electrónicas.

Si existe un problema de comunicación en el Web Service de DIAN, este publicará un mensaje de error 500 lo cual dará a entender que está caído. En ese momento, automáticamente se habilita la opción de poder enviar la factura al adquiriente sin previa validación.

El documento legal soportado es el XML, toda información contenida en este debe reflejar exactamente la información publicada en la representación gráfica, PDF de la factura.

De acuerdo con lo establecido en la resolución 00020 y 00030, el modelo de validación previa manejara alrededor de 264 validaciones, incluyendo campos obligatorios u opcionales (dependiendo de la naturaleza del negocio). Al manejarse campos nuevos en el XML es necesario realizar dichos cambios en la representación gráfica. Un ejemplo es el digito de verificación del NIT, que es obligatorio en el nuevo modelo tanto para el emisor como el receptor de la factura electrónica.

Con el nuevo modelo de validación previa no se habla de tiempos máximos. DIAN debe contestar en tiempo real (modelo síncrono).

De acuerdo con el archivo publicado por DIAN: “De conformidad con lo establecido en el parágrafo 1o del artículo 616-1 del Estatuto Tributario modificado por la Ley 1943 de 2018, "...Cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica, por razones tecnológicas atribuibles a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN o a un proveedor autorizado, el obligado a facturar está facultado para entregar al adquiriente la factura electrónica sin validación previa. En estos casos, la factura se entenderá expedida con la entrega al adquiriente y deberá ser enviada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN o a un proveedor autorizado para su validación dentro de las 48 horas siguientes, contadas a partir del momento en que se solucionen los problemas tecnológicos. En todos los casos, la responsabilidad de la entrega de la factura electrónica para su validación y la entrega al adquiriente una vez validada, corresponde al obligado a facturar".

La factura de contingencia seguirá existiendo y se empleará en caso de que se presente razones tecnológicas atribuibles a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN o a un proveedor autorizado.

La facturación electrónica puede realizarse:

• Directamente, a través de un software dispuesto por el facturador electrónico.
• A través de la solución gratuita dispuesta por la DIAN.
• Mediante un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

En estos casos, el obligado a facturar electrónicamente podrá expedir, factura y/o documentos equivalentes utilizando, entre otros:

• Factura de talonario o de papel.
• Factura por computador.
• Tiquete de máquina registradora P.O.S.

Siendo necesario tener vigente la autorización de numeración de facturación del sistema(s) que va a emplear. Superado el inconveniente, deberá iniciar a facturar electrónicamente y transmitir las facturas y/o documentos equivalentes emitidos en la contingencia a la DIAN, en formato de generación. (Resoluciones 0019, 0055 de 2016 y 000002 de enero 3 de 2019).

Tratándose de inconvenientes de tipo comercial, el obligado a facturar electrónicamente, deberá informar a la DIAN la causa comercial que impida la expedición de la factura electrónica, utilizando para ello el sistema de peticiones, quejas y reclamos a través de la página WEB de la citada Entidad.

Sí, es necesario solicitar numeración.

En los casos de contingencia en los cuales no pueda expedir factura electrónica por inconvenientes tecnológicos y/o comerciales del facturador, también deberá contar con autorización de numeración para facturar en papel o talonario, computador y POS.

Normalizada la operación, el facturador electrónico deberá transmitir las facturas electrónicas que han sido expedidas, en formato de generación dentro de las 48 horas siguientes a que se levante el estado de contingencia.