Cómo firmar digitalmente un documento PDF

En muchas organizaciones, los documentos PDF se imprimen y luego el destinatario los firma manualmente. No es raro que esto cause retrasos en el proceso y otros problemas organizativos.

También hay algunas empresas que ni siquiera imprimen el documento para firmarlo, y directamente envían un email para dar su aprobación.

El problema está en que estos sistemas carecen de ciertas garantías como la autenticidad del documento, la confirmación de la identidad del firmante, la verificación de la fuente que lo envía o la seguridad de que el documento no ha sido manipulado después de la firma.

Por este motivo, cada día son más las empresas que optan por firmar telemáticamente los documentos PDF a través de herramientas que aportan seguridad, eficiencia y además valor probatorio.

¿Qué es un documento PDF?

Los PDF son un tipo de documento que se puede crear y editar con una variedad de software, así como leer en cualquier dispositivo con Adobe Reader. Son un formato común para compartir documentos.

Los archivos PDF se pueden crear desde casi cualquier aplicación guardando el archivo en PDF. Desde imágenes y archivos de audio hasta documentos, los archivos PDF pueden contener prácticamente cualquier cosa.

El acrónimo PDF significa Portable Document Format. Esto se debe a que los archivos PDF son compatibles con todo tipo de dispositivos, desde teléfonos inteligentes hasta ordenadores, tablets y lectores electrónicos como el Kindle o el Nook.

Por qué debería firmar digitalmente un documento PDF

En la actualidad, la firma digital es la forma más segura de firmar documentos PDF, puesto que protege contra el fraude y el robo de identidad.

Proteger la identidad es una prioridad absoluta. Igual que se protege la cuenta bancaria con una contraseña o se protege el hogar cerrando puertas y ventanas, la protección de la identidad en la firma de los documentos PDF no es diferente.

Por otro lado, las firmas digitales son una excelente manera de garantizar la autenticidad de la información plasmada en un documento PDF.

También son una forma de confirmar que la información de un documento PDF no se ha alterado del original. Permitiendo realizar un seguimiento de los cambios realizados en un documento después de que se haya firmado.

Además, con las firmas digitales, se puede constatar quienes son las personas que crean, editan o aceptan un documento.

La firma digital también proporciona una capa adicional de seguridad porque no se puede modificar o eliminar sin ser detectada.

Otra de las ventajas que aporta es la agilidad y eficiencia en el proceso de aprobación de documentos, puesto que se hace telemáticamente, en cualquier momento y lugar.

Aunque las firmas digitales se pueden crear de diferentes formas según las necesidades y preferencias, la opción más segura es la que ofrecen los Proveedores de Servicios de Confianza, como es el caso de EDICOM.

En EDICOM contamos con una solución de aprobación de documentos con firma electrónica, que aporta todas las garantías que exige la ley para que el documento tenga plena validez legal.

Cómo firmar un documento PDF digitalmente con EDICOM

EDICOMSignADoc es una potente herramienta para optimizar procesos de aprobación y firma de documentos en el medio digital.

Cualquier proceso que requiera que una o varias personas aprueben documentos PDF puede ser implementado en EDICOMSignADoc.

Es muy útil para aquellas situaciones en las que una persona necesita recibir de otra persona de su organización o de alguien externo una conformidad o una firma sobre un documento.

Por ejemplo:

• Firma de propuestas comerciales: Cuando se genera una propuesta comercial el sistema la envía por email al destinatario, y éste, con un solo clic, podrá acceder a ella y seleccionar si la aprueba o la rechaza.
• Aprobación interna de facturas: En el caso de las facturas permite establecer un flujo de aprobación interno, mediante el cual cada responsable dará la conformidad en función de la norma establecida.
• Firma de contratos y nóminas: La legislación vigente exige un nivel de seguridad para la firma de nóminas y contratos laborales, y este sistema permite el envío al empleado para que pueda firmarlo electrónicamente y quede almacenado en lugar seguro.

La interfaz de EDICOMSignADoc es sencilla e intuitiva, y facilita la firma electrónica en el momento en el que el destinatario recibe el documento.

Incluye un reporte de evidencias que recopila todas las acciones que se han realizado sobre el documento PDF.

EDICOMSignADoc se puede utilizar de forma integrada con cualquier sistema de gestión (ERP, CRM, gestor documental...).

Además, permite el envío de documentos PDF a cualquier destinatario. Tanto si se trata de una persona interna de la empresa como externa (clientes, proveedores…).

Tan solo hay que cargar el documento e indicar la dirección de correo electrónico del destinatario, para que éste reciba una notificación y con un solo clic pueda acceder al documento para su aprobación y firma.

Por otro lado, el destinatario del documento, además de aprobarlo, rechazarlo o firmarlo electrónicamente, también tiene la posibilidad de realizar acciones adicionales, como añadir datos en el momento de la aprobación. Estos datos se completan mediante formularios PDF editables (formas de pago, cuentas de cargo, ...).

EDICOMSignADoc para llevar un control total

Con EDICOMSignADoc es posible consultar en tiempo real todos los eventos que hayan sucedido durante el flujo del documento. Por ejemplo, si el destinatario ha visto el documento, si lo ha aprobado o rechazado, entre otros.

Además, se generan evidencias de cada uno de los eventos ocurridos, y conforman el denominado reporte de evidencias, que goza de valor probatorio ante cualquier tipo de requerimiento o disputa porque está firmado electrónicamente por EDICOM como Proveedor de Servicios de Confianza.

También permite establecer límites de tiempo para recabar la aprobación de sus documentos, forzar el reenvío o cancelar un flujo si es necesario.

Por qué usar EDICOMSignADoc para firmar digitalmente un documento PDF

Al realizarse de manera telemática, el proceso de firma y aprobación de documentos PDF que se lleva a cabo con EDICOMSignADoc es rápido y ágil. No es necesario imprimir papeles ni realizar desplazamientos físicos.

Además, el tipo de firma electrónica de EDICOMSignADoc tiene la misma validez legal que la manuscrita, gracias a las evidencias generadas y firmadas electrónicamente por EDICOM como Proveedor de Servicios de Confianza. Son evidencias con valor probatorio.

Por último, este sistema permite controlar los diferentes estados por los que pasa el documento, sabiendo a tiempo real si se ha consultado, aprobado o cualquier otra acción que se considere relevante.