Simplifica y centraliza la gestión de facturas enviadas y recibidas en un Centro de Servicios Compartidos

La proliferación de los Shared Services Center (SSC) o Centros de Servicios Compartidos como sistema de trabajo en las grandes corporaciones, permite reducir costes y estandarizar procesos. Pero para lograrlo es necesario trabajar con una tecnología que ayude a optimizar las tareas objeto de esta unidad de corporación.

Los SSC centralizan en una sola unidad de negocio y/o región procesos y actividades que antes se realizaban de forma dispersa en la organización en diferentes departamentos e incluso puntos geográficos. Las actividades más comunes suelen ser recursos humanos, compras o finanzas, entre otras.

Uno de los principales obstáculos a los que se enfrenta un SSC en relación a compras es la recepción y envío de documentación y archivos. ¿Cómo centralizar y unificar la gestión de facturas recibidas y enviadas? Las soluciones basadas en el intercambio electrónico de datos (EDI) son una importante alianza que permiten entre otros frentes, gestionar facturas electrónicas en diferentes escenarios tecnológicos.

En EDICOM, ofrecemos soluciones personalizadas para cubrir las diferentes necesidades de los clientes y lograr:

• Estandarizar el contenido de los mensajes.
• Automatizar la gestión de los documentos.
• Integrarlos en el ERP del cliente.
• Ofrecer soluciones para gestionar la información con aquellos emisores o receptores sin tecnología EDI.

En un SSC pueden darse diversas situaciones a la hora de gestionar -emitir o recibir- las facturas electrónicas, por ejemplo:

1. Recibir facturas u otros documentos de los departamentos de la organización digitalizadas en formato PDF, es decir, de manera electrónica pero no en un formato estructurado y en lenguaje estándar.
2. Emitir facturas a clientes sin solución EDI.
3. Contar con proveedores que nos emiten facturas y no cuentan con soluciones EDI.

Las soluciones EDI son una gran ventaja competitiva que se potencia cuantos más usuarios las utilizan y mayor número de transacciones se realizan. Por eso, cada vez más empresas exigen a sus proveedores trabajar con tecnología EDI y poder integrarlos en sus plataformas B2B. Sin embargo, el escenario ideal no siempre se da en los entornos B2B en los que habitualmente encontramos variados niveles en cuanto a uso de las tecnologías.

Las soluciones de EDICOM se han diseñado para dar respuesta a los diferentes supuestos y rentabilizar al máximo la apuesta por el intercambio electrónico de datos. Favorecer el uso intensivo de su plataforma de comunicaciones y mejorar la eficiencia de los procesos administrativos del cliente.

¿Cómo simplificar la gestión de las facturas electrónicas en un SSC?

• Documentos recibidos en PDF. Para automatizar e integrar documentos que el SSC recibe en formato PDF la solución pasa por digitalizar el documento mediante un proceso de reconocimiento óptico de caracteres. Esto se realiza con un software de OCR (Optical Character Recognition) que transforma el contenido en un mensaje estructurado, con un lenguaje apto para el intercambio electrónico de datos. Esta información, una vez transformada, EDICOM la integra en el ERP del cliente.

La integración de las informaciones en el ERP permite a su vez tratar los datos de manera automatizada, lo que repercute en un ahorro de tiempo y eliminación de errores.

• Envío de facturas a clientes sin soluciones EDI. En el caso de contar con clientes sin tecnología EDI, EDICOM ha desarrollado la solución Bussiness@Mail. Este sistema permite enviar facturas electrónicas y otros documentos, estructurados o no, a los partnersque no disponen de una solución tecnológica EDI para la recepción de archivos.

Las principales características de Bussiness@Mail son:

• Es un servicio gratuito para el receptor.
• Se basa en la puesta a disposición de los destinatarios de un entorno online accesible con un navegador web, desde el que se consulta, descarga o imprime todos los documentos que el publicador, en este caso el Shared Services Center pone a su disposición.
• Se trata de un sistema seguro e inmediato, que además favorece la trazabilidad de la factura ya que el emisor controlar el estado de la información (enviada, publicada y recibida).

¿Cómo funciona Bussines@Mail? El ERP del emisor conecta con el portal web y transfiere los datos del documento, por ejemplo, la factura electrónica, conservando los mecanismos de seguridad como la firma electrónica; el documento es enviado al servicio Business@Mail. El destinatario recibe por mail un aviso de la disponibilidad de documentos en el portal dirigidos a él. El destinatario accede al portal www.businessmail.net mediante los links incluidos en el aviso recibido. El acceso del receptor al documento genera acuses de lectura.

• Recepción de facturas de clientes sin soluciones EDI. A través de la Web Portal, los clientes sin soluciones EDI se conectan y pueden generar facturas electrónicas que los SSC recibirán y podrán integrar de forma automática en el ERP. Está pensado para integrar a aquellos proveedores de menor volumen de facturación, que habitualmente remiten sus documentos por otros medios como el email.

Al portal se accede vía web, y el usuario genera los documentos mediante el uso de plantillas predefinidas.

Las facturas registradas en estos portales quedan automáticamente integradas en el ERP del cliente receptor, ahorrando tiempos y reduciendo sus costes operativos.

Tanto en el caso del Bussiness@Mail como en el Portal web se trata de adoptar un papel activo poniendo disposición de tus clientes o proveedores soluciones web de fácil acceso, desde las que podrán generar o recibir transacciones básicas, como son las facturas electrónicas o pedidos.

Con estas soluciones de EDICOM, un Shared Services Center que disponga de plataforma EDI para comunicarse con los diferentes departamentos u oficinas de la empresa, además de con sus partners, puede hacer frente a cualquier escenario tecnológico.

EDICOM, el valor añadido de sus servicios

EDICOM ofrece otros servicios fundamentales en un entorno de digitalización y de trabajo basado en el intercambio electrónico de datos: el almacenamiento de los documentos electrónicos.

El almacenamiento electrónico de larga duración de todos los documentos supone un importante valor añadido porque cierra el círculo del sistema paperless. El servicio EDICOMLta es el servicio de almacenamiento electrónico de larga duración que EDICOM ofrece en calidad de prestador cualificado de servicios de confianza.

Esta solución ha sido desarrollada para garantizar la conservación e integridad de los documentos en el tiempo, especialmente de aquellos que están sometidos a requisitos legales, como pueden ser las facturas electrónicas.

En definitiva, la experiencia de EDICOM en el desarrollo de proyectos globales garantiza que sus clientes están preparados para:

• Abordar con totales garantías técnicas, relaciones comerciales con cualquier partner.
• Gestionar desde una única plataforma centralizada información en formato electrónico, de forma automatizada e inmediata e integrada en el ERP.
• Poder implementar soluciones escalables que se adaptan a las necesidades actuales y de futuro de la organización.

EDICOM coordinates HOSP&INVOICE project (Action No: 2017-EU-IA-0146)