Solución para la Aprobación de Facturas de Proveedores

La Plataforma EDICOM es multi estándar.

Tiene capacidad para procesar cualquier formato estructurado EDI (EDIFACT, X12, etc), formatos fiscales (CFDI México, DTE Chile, NF-e Brasil, etc) conforme a la normativa de cualquier país.

La solución de recepción y aprobación de facturas EDICOM cuenta con las funcionalidades necesarias para validar y procesar firmas electrónicas, analizando parámetros como la vigencia de los certificados o el tipo de firma aplicada, a fin de validar que los criterios de firma aplicados son conformes.

Las capacidades multi estándar de la Plataforma EDICOM la habilitan para, una vez reconocido el formato en el que se recibe la factura, identificar y extraer de los segmentos o campos del documento en los que se registra el iD de la orden de compra.

Los anexos o complementos que acompañen a las facturas normadas conforme a la fiscalidad vigente, pueden ser igualmente procesados por la plataforma para extraer cualquier dato comercial que requiera ser integrado en la gestión de cuentas a pagar.

La Plataforma EDICOM está diseñada para procesar flujos completos de intercambio de transacciones.

Las órdenes de compra enviadas a sus proveedores pueden ser emitidas inicialmente por nuestra solución de tal modo que, a la recepción de la factura, es posible correlacionar los datos clave del pedido inicial y de la factura recibida para automatizar las validaciones iniciales de cualquier factura.

Las validaciones a realizar cada vez que se recibe una factura son definidas para cada proyecto en base a sus requerimientos.

Validaciones de carácter sintáctico para verificar que la estructura del documento recibido es conforme, de tipo legal para validar el ajuste de la factura a la fiscalidad vigente, así como validaciones sobre el contenido para detectar la existencia de datos clave debidamente registrados que su organización exija en cada factura recibida.

Tantos como requiera su organización. Según el modelo organizativo de su empresa podrá establecer tantos workflows de aprobación de facturas como requiera, adaptados a las particularidades de cada tipo de documento.

El servicio de aprobación de documentos de EDICOM permite generar múltiples tipos de evidencia. Desde reconocimientos sencillos tipo "check" para los usuarios con permisos específicos, hasta sistemas más complejos y de mayores garantías para identificar a los aprobadores de un documento como el doble factor de autenticación, o incluso firmas electrónicas con certificados reconocidos expedidos a nombre de cada gestor.

Normalmente el periodo legalmente establecido en cada caso. Este tiempo puede ser no obstante adaptado a sus necesidades. Llegado el caso, podrá acceder a servicios específicos para el volcado de todas las facturas y archivado en su red local, antes de su eliminación definitiva de la solución. 

Las facturas originales recibidas son almacenadas en nuestro Servicio de Almacenamiento de Larga Duración junto a las Órdenes de Compra y Avisos de Expedición vinculados.

Adicionalmente, es posible preservar las evidencias de aprobación junto a los documentos, conformando así un expediente completo por cada documento a pagar que es sometido a permanentes auditorías del Proveedor de Servicios de Confianza EDICOM.

Para aquellos proveedores que no cuenten con soluciones EDI, es posible implementar servicios como el Portal de Proveedores de EDICOM. Este sistema habilita un entorno web seguro para su comunidad de proveedores al que se conectan para visualizar sus órdenes de compra y registrar sus facturas directamente.