Cómo automatizar la recepción de facturas de proveedores en PDF

Una parte de los proveedores de muchas empresas sigue utilizando medios tradicionales para enviar sus facturar, como el correo postal, sobre todo, proveedores con un pequeño volumen de facturas que no disponen de una solución integrada para el intercambio electrónico de datos.

Gestionar la recepción de todas estas facturas implica una gran intervención manual, con los errores que esto puede conllevar, así como un aumento en los tiempos y gastos de gestión. Además, debido a la actual crisis sanitaria, el envío y recepción de facturas en papel no es una opción viable en estos momentos.  A las dificultades de poder enviar y recibir físicamente las facturas, se suman, los inconvenientes de poder procesar correctamente estos documentos de modo remoto, trabajando desde casa. El mejor modo de resolver este problema es automatizando el envío de las órdenes de compra y la recepción de facturas con los proveedores y acreedores.

Portal de proveedores: Automatice el intercambio de documentos comerciales con todos sus proveedores

La plataforma permite la publicación automática de las órdenes de compra que se generan en su ERP. Los proveedores son notificados por correo electrónico, avisándoles que tienen documentos pendientes de revisar. Una vez acceden a la plataforma, pueden ver, imprimir y descargar los pedidos, así como generar y enviar las facturas por el mismo canal, integrándose en su ERP.  

¿Cómo funciona?

Envío de Órdenes de compra de forma automática 

1. Los datos de la orden de compra son importados desde el Sistema de Gestión del cliente al Portal de Proveedores a través del software de EDI de EDICOM.

2. EDICOM reconoce al destinatario de los pedidos y, cuando el proveedor, no es un interlocutor EDI, la orden se transfiere al portal y se notifica al proveedor de la disponibilidad de una orden de compra a través de un correo electrónico con acceso directo.

3. El proveedor accede al portal, donde puede ver, descargar e imprimir sus pedidos.

Recepción de facturas en pdf de forma automática 

1. El proveedor desde el portal puede generar las facturas a partir de los pedidos recibidos. De forma muy sencilla, a través de formularios web muy intuitivos, el proveedor puede completar la información de las facturas, necesaria para la gestión de cuentas a pagar (número de factura, fecha de factura, etc).
2. Si es necesario, el proveedor puede adjuntar una representación visual de su factura PDF, así como firmar de forma electrónica las facturas gracias al servicio de la firma delegada de EDICOM.
3. Las facturas, una vez validadas son integradas en el sistema de gestión de cuentas a pagar, automatizando los procesos de casación y contabilización.

¿Por qué automatizar la recepción de facturas de proveedores?

Aquí contamos como la gestión de cuentas a pagar de Unilever se ha convertido en un caso de éxito que puede marcar la diferencia en su empresa. Descárguese nuestro Business Case y descubra como optimizar la gestión de facturas de sus proveedores.

Ventajas automatizar la recepción de facturas

•  Automatización en el envío de pedidos: Enviar una orden de compra ya no requiere generar una representación visual del pedido para su envío por mail o por fax. Basta con registrarla el ERP para que al instante sea publicada en el portal y notificada a los proveedores.
• Automatización en la recepción de facturas: No tiene que recibir las facturas por correo postal. Ni tan siquiera por email. No es necesario descargarlas, abrirlas y registrarlas en su sistema de gestión. Sus proveedores indican el pedido a facturar, registran los datos clave no incluídos en la orden, y automáticamente recibe una factura que es integrada en su gestión.
• Trazabilidad de todo el flujo de compra - venta: El proceso de casación es mucho más sencillo, al generarse las facturas a partir de las órdenes de compra publicadas en el portal.
• Ahorro de costes: La reducción de tiempos de respuesta, la eliminación de errores, la eliminación del uso del papel… Las ventajas obtenidas redundan en un incremento de la eficacia de sus operaciones, y consecuentemente, en una mayor productividad que reduce los costes de su gestión de compras.
• Generación de los documentos acorde a los requisitos legales y técnicos de cada país: La plataforma incorpora servicios de firma electrónica, así como custodia legal de los documentos durante el tiempo legalmente establecido.

Gracias al Portal de Proveedores agilizará la comunicación con aquellos partners que no cuentan con una solución de intercambio electrónico de datos, y que ahora, podrá integrar en su gestión como como lo haría en un modelo transaccional EDI, olvidando para siempre el uso del papel, o los adjuntos de innumerables emails con facturas anexas.