Factura electrónica,  Electronic Data Interchange - EDI

Cómo automatizar las facturas de proveedores

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Automatizar las facturas de todos los proveedores de una empresa es posible mediante soluciones de tecnología EDI (Electronic Data Interchange). La automatización de la gestión de las facturas recibidas es una de las prestaciones más ventajosas porque mejora la eficiencia del proceso con ahorro de tiempos y eliminación de errores.

Para las empresas con un volumen alto de transacciones comerciales la digitalización de los procesos es una pieza clave. EDICOM es especialista en soluciones EDI y en el desarrollo de servicios que permiten integrar los diferentes flujos de trabajo y a los agentes que interactúan en el ecosistema de la empresa.

¿Cómo podemos automatizar las facturas de proveedores?

EDI Integrado

Mediante soluciones de EDI Integrado, es decir, soluciones que se integran con el sistema de gestión de la empresa o ERP y que automatizan el tratamiento de los mensajes EDI a partir de los registros que se generan directamente en el ERP. Las comunicaciones se automatizan cada vez que se recibe una transacción de un interlocutor para su integración en el sistema.

Una de las mayores ventajas de esta solución es su escalabilidad. Si bien en este artículo nos centramos en la automatización de las facturas de proveedores, las prestaciones de las soluciones EDI se pueden ampliar para gestionar el intercambio de documentos, datos y mensajes con cualquier interlocutor público o privado.

¿Cómo se automatizan las facturas de proveedores con EDI Integrado? La plataforma global de facturación de EDICOM recepciona las facturas recibidas de los diferentes proveedores con soluciones EDI. Realiza una validación previa de la e-invoicing de acuerdo a las especificaciones técnicas y legales del país en el que opera la empresa receptora.

Las facturas electrónicas entrantes conformes se mapean para transformarlas en datos estructurados que se integran de manera automática en el sistema de gestión de cuentas por pagar del cliente.

Las soluciones integradas de EDI funcionan en modo SaaS, (Software as a Service) es un sistema de servicios de software en la nube. Con esta modalidad, el usuario accede a través de internet a las aplicaciones contratadas a un tercero. El software no está instalado físicamente en el soporte del cliente. Tanto las aplicaciones como los datos del usuario están alojados en un servidor externo.

En el caso del servicio que ofrece EDICOM se trata de una nube privada desarrollada y gestionada por EDICOM, que implementa todas las aplicaciones y recursos de gestión necesarios para garantizar un intercambio ininterrumpido de todas sus transacciones EDI.

Las principales ventajas del EDI Integrado son:

  • Automatización: Emisión y recepción automática de documentos EDI desde el ERP. La plataforma establece vínculos con el ERP, CRM y todas las aplicaciones de gestión que intervienen en el intercambio electrónico de datos con sus socios.
  • Ahorro de costes gracias a la reducción de los errores, el acortamiento de los tiempos de respuesta, a la mejora de la planificación que permite reducir los stocks y a la optimización de la gestión del área o áreas para las cuales se implementa la solución EDI.

Portal de proveedores

Para la automatización de las facturas, la solución que ofrece EDICOM es su servicio de Portal de Proveedores. Se trata de una solución web EDI integrada con el sistema de gestión de la empresa para enviar automáticamente órdenes de compra a sus proveedores, y recibir facturas en formato electrónico. A partir de las mismas órdenes de compra enviadas por la empresa, el proveedor genera la factura y la envía a su cliente.

Las ventajas de este sistema son:

  • Simplifica el proceso de emisión de la factura electrónica porque se utilizan los mismos datos de la orden de compra.
  • Simplifica el cotejo de la factura con la orden de pedido para su integración automática en la aplicación de cuentas a pagar.

El Portal de Proveedores de EDICOM es un servicio que permite a la empresa que lo implementa integrar al 100 % de sus proveedores, tengan o no soluciones EDI. Esta prestación es muy interesante porque la empresa puede seguir manteniendo las ventajas del EDI sin renunciar al servicio de pequeñas y medianas empresas que por volumen de transacciones comerciales no les es rentable asumir este tipo de soluciones.

¿Cómo funciona? La solución EDI Web Portal reconoce los proveedores que no disponen de una solución EDI y publica automáticamente las órdenes de pedido en el portal, informando al proveedor de la disponibilidad de nuevos pedidos. El proveedor recibe un email avisando del pedido, y lo consulta en el portal web. El sistema ofrece una trazabilidad del estado del pedido lo que supone un control permanente del estado de la tramitación de los pedidos.

Una vez procesado el pedido, el proveedor vuelve a acceder al portal EDI y, basándose en la orden de compra, procede a emitir la factura utilizando las pantallas de entrada de datos.

La solución EDI Web Portal es totalmente segura. Todo el flujo de comunicaciones, y los procesos de integración se realizan empleando redes privadas de intercambio electrónico de datos como EDICOMNet, y protocolos seguros adaptados a la naturaleza de estas transacciones.

Flujo completo para la gestión de compras

La automatización de las facturas a través del Portal de Proveedores es una parte de las prestaciones de esta solución que puede procesar todo el ciclo de compra en el ámbito B2B, a partir del momento en el que se genera el pedido de compra en el sistema de gestión.

Además de órdenes de compra, el cliente promotor de la plataforma EDI puede implementar otros mensajes para informar a sus proveedores de stocks y datos logísticos del producto disponible en sus puntos de venta o almacenes (INVRPT), o emitir avisos de recepción de mercancía una vez que ha llegado a su destino (RECADV).

Del mismo modo, el proveedor puede enviar mensajes como el aviso de expedición (DESADV) para informar al cliente de que una mercancía sale del almacén del fabricante, o el catálogo de productos (PRICAT) con información sobre los mismos, detalles, precios, etc., entre otros.

El Portal de Proveedores de EDICOM se adapta a los diferentes sectores productivos (salud, logístico, retail, automoción, etc.). En este sentido, una prestación interesante es que permite catalogar a los distintos proveedores en función de sus características y configurar diferentes flujos de documentos, adaptados a las particularidades de la relación con el promotor del portal.

En resumen, con el Portal de Proveedores de EDICOM, la empresa promotora se beneficia de:

  • El envío de los pedidos se produce en tiempo real con lo que se reducen los tiempos de respuesta por parte del proveedor.
  • Automatización de las gestiones de compra desde la orden de compra hasta el pago a proveedores.
  • Flujos personalizados gracias a la escalabilidad de la solución que permite implementar nuevos mensajes como la confirmación de recepción de pedidos o las avisos de expedición.
  • Control y trazabilidad del envío y el estado de los pedidos por parte de sus proveedores.
  • Mejor gestión y ahorro de costes. Gracias a la automatización de los procesos se logra la reducción de los tiempos, la reducción de los errores y en última instancia un ahorro de costes derivados de la mayor eficiencia de todo el proceso gestión de compras.
  • Integración de proveedores. El portal de proveedores permite la integración total de proveedores aunque no trabajen con soluciones EDI.

El Portal de Proveedores es parte de una solución global para la integración de los interlocutores de una empresa. Al igual que el Portal de Proveedores, EDICOM ha desarrollado el Portal de Clientes que  facilita la integración de clientes B2B sin solución EDI, así como de clientes finales o consumidores. Establece flujos unidireccionales para el envío de transacciones clave, como las facturas, órdenes de compra y otros documentos.

 

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