Dinamarca: Ley de Contabilidad (Bookkeeping Act), factura electrónica y SAF-T
A partir de 2025, las empresas en Dinamarca están obligadas a contar con sistemas capaces de generar un archivo de auditoría estándar (SAF-T, Standard Audit File for Tax).
No antes del 1 de julio de 2026, entran en vigor las normas para las empresas no contables con un volumen de negocios neto superior a 300.000 DKK en los dos ejercicios de ingresos/contabilidad anteriores y que usen un sistema de contabilidad no registrado.
La facturación electrónica está ampliamente adoptada en Dinamarca, aunque actualmente no es obligatoria para las transacciones entre empresas (B2B). Sin embargo, existen regulaciones y estándares que fomentan su uso, especialmente en el sector público y en los sistemas de contabilidad empresarial.
Factura electrónica en Dinamarca
Sector B2G (Business to Government)
En el sector B2G, la facturación electrónica es obligatoria para todas las transacciones con entidades gubernamentales desde 2005. Los formatos más utilizados son PEPPOL BIS Billing 3.0 y el formato nacional danés OIOUBL.
Para la gestión de la red PEPPOL, NemHandel es responsable del directorio SML (Service Metadata Locator), asegurando la interoperabilidad y facilitando el intercambio de documentos electrónicos entre empresas y administraciones públicas.
Dinamarca ha anunciado la nueva versión OIOUBL 3 de su formato de facturación electrónica. El 21 de noviembre de 2024, Nemhandel presentó la versión candidata del OIOUBL 3 Invoice Package, que introduce cambios clave:
- Obligatoriedad de la respuesta a mensajes de facturación.
- Alineación con el estándar europeo EN 16931.
- Plan de migración para la transición de OIOUBL 2.1 a OIOUBL 3.
El paquete incluye especificaciones para facturas, notas de crédito y respuestas a facturas, junto con definiciones técnicas y fechas clave para la implementación.
Sector B2B (Business to Business)
Aunque no existe un requisito obligatorio para la facturación electrónica en las transacciones B2B, su uso está muy extendido. Los formatos más utilizados son PEPPOL BIS Billing 3.0 y el formato nacional danés OIOUBL.
La Ley de Contabilidad Danesa (Danish Bookkeeping Act) establece que todos los sistemas estándar y especializados de contabilidad deben contar con la capacidad de enviar y recibir facturas electrónicas.
El gobierno danés ha mostrado interés en impulsar aún más la facturación electrónica en el sector privado, por lo que es posible que en el futuro se implementen nuevas exigencias o plazos obligatorios.
Modelo de Facturación Electrónica en Dinamarca
A diferencia de otros países que han implementado plataformas estatales centralizadas, Dinamarca permite que las empresas elijan libremente a sus proveedores privados para la generación y envío de facturas electrónicas.
Los proveedores tecnológicos de facturación electrónica mantienen y actualizan una base de datos pública con la información necesaria para el envío y recepción de facturas, tanto para entidades públicas como privadas que han habilitado esta opción.
Este enfoque flexible ha facilitado una adopción masiva del sistema, garantizando al mismo tiempo la interoperabilidad dentro de la Unión Europea y con socios comerciales internacionales.
Ley de Contabilidad Electrónica
Según la legislación aprobada en 2022, las empresas residentes en Dinamarca deben registrar y almacenar sus registros contables en sistemas de contabilidad o ERP aprobados, además de enviar y recibir facturas electrónicas estructuradas. La Ley de Contabilidad Danesa tiene como objetivo reforzar la lucha contra el fraude fiscal e incrementar el grado de digitalización de la contabilidad de las empresas danesas.
Desde 2023, los principales proveedores de software contable y ERP están obligados a certificar sus soluciones ante la Autoridad Empresarial Danesa.
El requisito para la contabilidad digital incluye los siguientes dos requerimientos básicos de contabilidad:
- Registrar las transacciones de la empresa en un sistema de contabilidad digital y
- Almacenar los registros y los anexos que documentan los registros en un sistema de contabilidad digital, o al menos almacenar una copia de seguridad completa de los mismos, en un servidor con un proveedor u otro tercero.
Cronograma de implementación
La Ley de Contabilidad Danesa exige que los sistemas de contabilidad digital cumplan con nuevos requisitos, cuya implementación se realiza de manera escalonada. Este proceso permite a las empresas y a los proveedores de software contable adaptarse gradualmente, garantizando una transición eficiente hacia sistemas más automatizados y estandarizados.
A partir de 2025 y 2026, las empresas deben prepararse para cumplir con nuevas normativas de contabilidad digital:
- 1 de enero de 2025: Las empresas sin sistemas de contabilidad certificados deberán
- Mantener registros contables en formato digital.
- Poder emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas.
- Generar datos en formato SAF-T a solicitud de la autoridad fiscal.
- No antes del 1 de julio de 2026: Se extiende la obligatoriedad a empresas no contables con un volumen de negocios neto superior a 300.000 DKK en los dos ejercicios fiscales anteriores, siempre que utilicen un sistema de contabilidad no registrado.
Este requisito no implica una presentación periódica obligatoria, sino que es un requerimiento bajo demanda. Es decir, las empresas deben estar preparadas para generar y entregar el archivo cuando las autoridades fiscales lo soliciten en el marco de auditorías o inspecciones tributarias.
¿En qué consiste la Ley de Contabilidad en Dinamarca?
Uno de los cambios más significativos de la ley es el requisito de digitalizar la contabilidad. Además, se deberá utilizar un sistema de contabilidad digital aprobado por la autoridad danesa y deberá cumplir una serie de requisitos definidos por el gobierno danés a través de una orden ejecutiva. El gobierno danés irá ampliando próximamente la información al respecto para que los proveedores digitales puedan certificarse.
De acuerdo con el artículo 15, se aplican tres requisitos generales o básicos a los sistemas de contabilidad digital, independientemente de que se trate de sistemas estándar o especialmente desarrollados:
- El sistema debe soportar un registro continuo de las transacciones de la empresa con la especificación de anexos para cada registro y un almacenamiento confiable de registros y anexos durante 5 años.
- El sistema debe cumplir con los estándares reconocidos de seguridad de TI, incluida la gestión de usuarios y accesos, así como garantizar la copia de seguridad automática de registros y archivos adjuntos.
- El sistema debe soportar la automatización de los procesos administrativos, incluido el envío y recepción automáticos de facturas electrónicas, así como la posibilidad de llevar la contabilidad de acuerdo con un plan de cuentas estándar público en sistemas contables registrados.
Estructura del SAF-T en Dinamarca
El archivo SAF-T en Dinamarca está compuesto por 19 libros contables (ledgers), los cuales incluyen información detallada sobre las transacciones financieras y registros contables de la empresa. Estos pueden abarcar, entre otros:
- Libro mayor (General Ledger)
- Cuentas por cobrar (Accounts Receivable)
- Cuentas por pagar (Accounts Payable)
- Registros de impuestos (VAT Records)
- Registros de facturación electrónica (Electronic Invoicing Records)
- Registros de activos fijos (Fixed Asset Register)
- Cuentas bancarias y conciliaciones (Bank Accounts and Reconciliations)
El cumplimiento de estos plazos es crucial para evitar sanciones y asegurar la integración con los estándares de facturación electrónica y auditoría digital en Dinamarca.
