EDI en el sector retail, la guía de despacho y el aviso de recepción
Las guías de despacho y el aviso de recepción son mensajes EDI estructurados con información clave para garantizar la trazabilidad en la cadena de suministro. La integración de este tipo de mensajes en sectores como el retail es fundamental para la logística de la distribución, tanto que cada vez más empresas exigen tener implementados estos documentos a sus proveedores.
Los mensajes EDI en la cadena de suministro
Los mensajes de guía de despacho (DESADV) y aviso de recepción (RECADV) son los más utilizados en la cadena de suministro y ambos favorecen los buenos resultados de las gestiones para proveedores, distribuidores y clientes finales. Junto a otros mensajes como ORDERS, INVOIC o REMADV, etc., ofrecen un flujo de información en tiempo real que incrementa la eficiencia y la productividad en las transacciones comerciales.
Estos mensajes se emplean en el intercambio electrónico de datos EDI (Electronic Data Interchange) en el ámbito de las relaciones B2B para la administración, comercio y transporte en diferentes sectores y países. Utilizan un formato estándar -UN/EDIFACT-, definido por Naciones Unidas.
El carácter normalizado del sistema EDI y la estandarización de los documentos permite conectar de forma fluida con cualquier interlocutor e integrar los diversos mensajes intercambiados habitualmente en una relación comercial (órdenes de compra, facturas, informes de inventarios, avisos de expedición, etc.)
¿Qué es la guía de despacho?
El mensaje DESADV (Despatch Advice) es el remito o guía de despacho. Es un mensaje en el que se especifican los detalles sobre la mercadería enviada.
El mensaje DESADV es una notificación de envío con dos funciones principales. Por un lado, verificar que la mercadería que va a ser enviada por el proveedor coincide con la orden de compra realizada por el distribuidor. Por otro lado, informar con antelación al retail de la entrega de los productos en su almacén o tienda de forma a que puedan prepararse para la llegada de nuevos productos.
Mediante este mensaje se informa con detalle del contenido del envío de mercaderías y datos de interés sobre el mismo. Por ejemplo, incluiría número de artículos, descripción de cada uno, tipo de embalaje, fecha y hora de entrega, etc. También funciona en el caso de devolución de la mercancía.
La guía de despacho o mensaje DESADV puede ser tan simple o tan complejo como requiera la operación.
¿Qué es el aviso de recepción?
El mensaje RECADV (Receiving Advice Message) es el aviso de confirmación de recepción del pedido. Sirve para que el operador logístico o distribuidor confirme al fabricante o al proveedor que ha recibido la mercadería y que se corresponde o no con la orden de compra. Mediante este mensaje se contrasta la información y puede generarse la factura o bien las reclamaciones pertinentes en el caso de que los productos entregados no coincidan con el pedido inicial.
El aviso de recepción incluye datos como:
- Cantidad recibida
- Cantidad aceptada
- Cantidad devuelta o no aceptada y el motivo de devolución
¿Cómo implementar estos mensajes de forma integrada en mi empresa?
Las transacciones EDI se pueden integrar con cualquier ERP o sistema de gestión interno, realizando simplemente algunas adaptaciones de los sistemas. EDICOM ha desarrollado una tecnología EDI ajustada a las necesidades del sector retail. Mediante la solución EDI Integrado en modo SaaS , la plataforma establece conexiones con el ERP, CRM y todas las aplicaciones de gestión que intervienen en el intercambio electrónico de datos con clientes, proveedores, operadores logísticos y cualquier socio involucrado en la cadena de suministro.
Permite automatizar las transacciones, sin necesidad de modificar los procedimientos internos de trabajo. Estas soluciones están totalmente automatizadas, integrando los datos de los documentos enviados y recibidos con su sistema de gestión.
Una de las mayores ventajas de esta solución es su escalabilidad, por lo que se pueden ir implementando tantos mensajes EDI se requiera conforme a las necesidades de la empresa.
Flujos de trabajo con la guía de despacho y el aviso de recepción
La mejora de la experiencia de compra del cliente final se ha convertido en el objetivo prioritario del sector de la distribución. Para ello, los principales agentes del sector retail pugnan por optimizar sus procesos. La implementación de estos mensajes contribuyen a mejorar dichos procesos en la cadena de distribución, por eso cada vez más distribuidores exigen a sus proveedores estar preparados para trabajar con este sistema y estar alineados con sus estándares de calidad.
La secuencia de los flujos de intercambio de información sería así:
- El distribuidor ha emitido una orden de compra inicial que el proveedor ha procesado. Cuando la mercadería está preparada para el envío el proveedor emite a su cliente (retailer) la guía de despacho o mensaje DESADV.
- El distribuidor recibe el mensaje que gracias a la solución EDI queda integrado en el ERP. Con un vistazo el cliente compara la guía de despacho con la orden de compra inicial, ya que ambos documentos están trazados y si hay diferencias, quedan patentes.
- Si todo está correcto, el cliente emite un aviso de confirmación al proveedor. Los almacenes reciben la información de los nuevos productos que van a llegar, por lo que pueden planificar con antelación la descarga y almacenamiento.
- Cuando el distribuidor reciba físicamente la mercancía en sus almacenes y la revise envía al proveedor un aviso de recepción con información acerca de la mercancía recibida. Si todo está conforme, el proveedor emitirá la factura.
Beneficios de la guía de despacho y aviso de recepción para las empresas
Existen unos beneficios generales que tanto proveedores como distribuidores van a adquirir con la implementación de estos mensajes EDI:
- Disminución del número de errores gracias a la automatización del flujo de comunicación de la cadena de suministro.
- Optimización de las gestiones gracias a la trazabilidad.
- Mayor control de las operaciones porque hace posible implementar procesos de validación. Por ejemplo, en el caso de la guía de despacho (DESADV), la principal ventaja para los distribuidores es que pueden comprobar en un simple vistazo si la mercadería que van a recibir coincide con su orden de compra. Mediante soluciones EDI ambos documentos quedan trazados, de modo que, ante cualquier discordancia, el cliente recibe un aviso. En el caso de que todo sea correcto se emite el mensaje de conformidad que da luz verde al envío de la mercadería. Para los proveedores, enviar con anticipación el remito les permite obtener margen de maniobra para subsanar cualquier error en la preparación del pedido, en el caso de que el mensaje de respuesta del distribuidor fuera de no conformidad. Esta verificación anticipada permite reducir los errores en el envío de la mercadería. En el caso del aviso de recepción (RECADV), con la post facturación se reducen los errores en las facturas que pueden darse por incidencias en el proceso de entrega de las mercaderías, y que son detectadas a tiempo gracias al uso de este mensaje EDI donde se indica cualquier alteración del pedido.
- Agilidad de las operaciones. Conocer los tiempos de entrega favorece la planificación para la recepción de productos. La guía de despacho puede enviarse también al operador logístico para dar aviso de aprovisionamiento en el almacén. En el caso de productos con envío transfronterizo, conocer los tiempos permite agilizar los trámites con aduanas; transitarios, autoridad portuaria, etc.
¿Cómo implementar la guía de despacho y boletas electrónicas en Chile?
La guía de despacho junto con las boletas electrónicas son Documentos Tributarios Electrónicos obligatorios en Chile. De este modo, todos los contribuyentes deben emitir estos documentos de forma electrónica a través del Servicio de Impuestos Internos (SII).
La plataforma EDI de EDICOM es capaz de generar todos los Documentos Tributarios Electrónicos del SII y aplicarles los mecanismos de firma y timbrado necesarios en cada momento, así como realizar el envío de estos tanto al SII como a sus socios comerciales. La solución está diseñada para tratar grandes volúmenes de transacciones de forma automatizada e integrada, sin modificar sus procesos internos.
Si necesita implementar la guía de despacho, boletas electrónicas o cualquier otro documento tributario de forma ágil y sencilla, contacte con EDICOM a través del siguiente enlace para recibir asesoramiento sobre como integrar estos documentos en su operativa diaria.
