Cómo funciona el Régimen de Factura Electrónica en Línea – FEL de Guatemala

Guatemala se encuentra a las puertas de finalizar la migración al nuevo sistema de factura electrónica llamado Régimen de Factura Electrónica en Línea – FEL definido por la Superintendencia de Administración Tributaria – SAT. 

Del FACE al FEL

La factura electrónica en Guatemala camina hacia el modelo definido en el Acuerdo de Directorio de la SAT número 13-2018 y sus reformas. Lo que supone el paso del modelo FACE, implantado en 2011, al modelo FEL. La fecha definitiva será el 1 de julio de 2023 cuando el régimen FEL será el único autorizado para la emisión de documentos tributarios para aquellos que se inscriban por primera vez para realizar una actividad económica.

Desde 2019, los contribuyentes han ido sumándose al nuevo sistema FEL de modo progresivo, según el cronograma marcado por la SAT o de forma voluntaria si así lo han decidido, sin esperar a la fecha de la incorporación de su segmento.  

El modelo de facturación electrónica que arrancó en 2007 ha experimentado cambios desde los inicios y, entre las principales novedades respecto al anterior sistema tributario FACE cabe destacar: 

• La eliminación por completo de la copia de factura. Es decir, ya no hay que mandar la información de la factura al GFACE.
• Por otro lado, la firma electrónica será obligatoria en las facturas electrónicas, como mecanismo de autenticidad y no repudio de las mismas.
• En tercer lugar, la SAT es quien almacena todas las facturas. Esto no exime a los emisores y receptores a conservar el archivo XML durante el plazo establecido en el Código Tributario. Los Certificadores están también obligados a conservar los archivos en formato XML de los DTE certificados y los respectivos acuses de recibo de a SAT.

Documentos Tributarios Electrónicos – DTE’s

Los documentos tributarios electrónicos, son como su palabra indica, documentos que acreditan una transacción comercial en forma electrónico. 

Tipos de DTE’s

• Factura, Factura cambiaria, Factura cambiaria pequeño contribuyente, Factura pequeño contribuyente, Factura especial, Nota de abono, Recibo por donación, Recibo, Nota de débito y Nota de crédito

Cambios en complemento de exportación

La SAT ha anunciado un cambio que impacta a todos los exportadores. Este cambio se refiere al complemento de exportación y afecta a todos los exportadores, independientemente de si emiten una factura provisional o no.

Entre los principales cambios cabe destacar:
-  Se añaden dos campos condicionales que son independientes de la factura provisional:

• LugarExpedicion
• PaisConsignatario

- Se añaden cuatro campos condicionales (solo afectan a aquellos exportadores obligados a emitir factura provisional):

• NumeroAutorizacionProvisional
• SerieDocumentoOrigen
• NumeroDocumentoOrigen
• NumeroDeclaracionMercancias

Nuevo Complemento de Factura Provisional

La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de Guatemala ha introducido nuevas reglas y validaciones para la emisión de facturas electrónicas, destacando la inclusión del complemento de Factura Provisional (FACP). Este desarrollo es de particular importancia para el sector exportador, especialmente para aquellos que manejan productos perecederos con periodos de caducidad reducidos.

¿Qué es la Factura Provisional (FACP)?

La Factura Provisional es un documento que respalda transacciones de exportación cuando no se cuenta con la exportación definitiva. Este complemento es crucial para los exportadores de alimentos y otros productos perecederos que requieren una documentación expedita para su comercialización internacional.

Implementación y Fecha de Salida: La fecha oficial de salida a productivo para la FACP está programada para el 31 de mayo de 2024,a pesar de la falta de un decreto o ley específica para la factura provisional.

¿Reemplaza la FACP a la Factura de Exportación? No, la FACP tiene carácter provisional y no sustituye la emisión de la Factura de Exportación correspondiente, que debe emitirse al momento de la entrega efectiva de los bienes recibidos por el receptor en el extranjero.

Recomendaciones de la SAT sobre la Emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE)

La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de Guatemala ha emitido una serie de recomendaciones importantes dirigidas a todos los contribuyentes que utilizan sus servicios para la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). 

• Información Correcta en la Dirección Comercial: Es obligatorio que los emisores consignen de manera precisa la información referente a la dirección comercial en los campos específicos del esquema del DTE (XSD). Los campos de "DireccionEmisor", "Municipio" y "Departamento" deben ser completados adecuadamente. Esto garantizará que los datos se presenten de forma ordenada en la representación gráfica del documento, evitando problemas como la duplicidad de información en los campos de municipio y departamento.
• Legibilidad de la Representación Gráfica: La SAT enfatiza la importancia de que la representación gráfica impresa de los DTE, que han sido certificados y entregados a los clientes, sea completamente legible y visible. Esto es crucial para evitar inconvenientes y posibles sanciones derivadas de la entrega de documentos que puedan borrarse fácilmente. Según lo dispuesto en el artículo 94, numeral 17 del Decreto Número 6-91, Código Tributario, los documentos deben ser emitidos de manera que su contenido se mantenga claro y legible durante el tiempo requerido.
• Notificación en Casos de Contingencia: En situaciones donde no sea posible certificar los DTE de forma oportuna, los emisores deben informar inmediatamente a la SAT utilizando la opción "Notificación en contingencia" disponible en la Agencia Virtual. Este procedimiento es esencial para mantener la transparencia y el cumplimiento normativo cuando se emitan documentos bajo la modalidad de contingencia.

Cumplimiento de las Normas para la Certificación de DTE
Finalmente, la SAT recuerda a los emisores que, según lo estipulado en la cláusula cuarta literal "b" de las normativas aplicables, solo se deben certificar documentos de emisores que cumplan con todas las reglas, validaciones y características que garantizan la autenticidad, integridad, formato y requisitos legalmente establecidos para los DTE.

Novedades SAT - Inactivación afiliación al IVA

La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) ha informado que existen contribuyentes con omisiones en la presentación de declaraciones del IVA. Esta situación conlleva ciertas implicaciones legales y procedimientos específicos que los contribuyentes deben seguir para regularizar su situación.

El fundamento legal para estas acciones se encuentra en el Decreto 6-91, Código Tributario, Artículo 120, el cual establece lo siguiente:

"Para aquellos contribuyentes que estén omisos en el pago del Impuesto al Valor Agregado o que no sean ubicados en su domicilio fiscal, la Administración Tributaria podrá suspender su afiliación al régimen de dicho impuesto y realizará la anotación especial en los registros tributarios del contribuyente o responsable."

Notificación y Procedimiento:
En caso de que un contribuyente sea inactivado, recibirá una notificación vía correo por parte de la SAT. Para proceder con la reactivación de la afiliación al IVA, los contribuyentes deben seguir los siguientes pasos:

1. Identificar Incumplimientos: Utiliza el verificador integrado disponible en el portal de la SAT para identificar tus incumplimientos fiscales.

2. Generar Formularios Pendientes: Ingresa a Declaraguate y genera los formularios correspondientes a las declaraciones pendientes.

3. Presentar y Pagar: Presenta y paga los formularios en los bancos autorizados del sistema.

4. Reactivación Automática: Una vez completados los pasos anteriores, la afiliación al IVA se activará automáticamente.

Este procedimiento es esencial para garantizar la continuidad en el régimen del IVA y evitar posibles sanciones adicionales. La factura electrónica en Guatemala sigue un marco legal riguroso que requiere el cumplimiento de las obligaciones tributarias para su correcto funcionamiento.

¿Quiénes deben adherirse al sistema de factura electrónica FEL?

Están obligados todos aquellos que designe la SAT, teniendo en cuanta el volumen de facturas emitidas, nivel de ingresos brutos facturados, vinculación económica, inscripción en regímenes espaciales u otro criterio.  Actualmente los contribuyentes que deben emitir CPE a través del sistema FEL son: 

• Contribuyentes Especiales
• Grandes Contribuyentes Regionales
• Proveedores del Estado Resolución SAT 243-2019 (Licitación, cotización, contrato abierto, subasta electrónica inversa).
• Proveedores del Estado Resolución SAT 838-2019 (servicios profesionales individuales).
• Contribuyentes que utilizan la Factura Electrónica FACE. 

Régimen de Factura Electrónica en Línea – FEL

El Régimen de FEL comprende la emisión, transmisión, certificación y conservación de las facturas, notas de crédito y débito, recibos y otros documentos autorizados. Estos archivos se denominarán Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).

El sistema impositivo FEL es muy similar al de otros países de Latinoamérica como México o Perú. 
Se trata de un modelo en el que los documentos tributarios deben ser validados por un tercero de confianza antes de su declaración a la SAT. En este caso el tercero de confianza recibe el nombre de entidad certificadora. Los Certificadores deberán autorizarse ante la SAT para operar como certificador de DTE. Esta autorización deberá renovarse anualmente.

Requisitos para ser facturador electrónico en Guatemala

• Estar afiliado al IVA.
• Poseer un negocio activo.
• Contar con Agencia Virtual.
• Tener los datos actualizados en el Registro Tributario Unificado (RTU).
• Tener el domicilio localizado. 
• Tener la habilitación en el FEL como emisor.
• Cumplir con las normativas técnicas.
• Poseer firma electrónica. 
• Estar al día en la declaración de sus impuestos.
• Tener contratado una entidad certificadora para validar los DTE’s.

¿Cómo funcionará la factura electrónica en Guatemala?

• Los emisores generarán un archivo que será transformado al archivo estructurado por el certificador.
• El Certificador verifica que se aplicaron las reglas y validaciones vigentes en el Régimen FEL y aplica la firma electrónica avanzada. Genera un Código de Autorización Electrónico que se asocia al documento antes de enviarlo a la SAT.
• Cada DTE debe ser remitido a la SAT y al emisor de forma inmediata.
• La SAT realiza las validaciones necesarias para verificar que el documento cumpla con las reglas y características que garantizan la autenticidad, integridad, formato y requisitos legalmente establecidos.
• Tanto si acepta como si rechaza el documento, la SAT emite un acuse de recibo al Certificador.
• El DTE se entregará al receptor bien en formato XML, mediante una representación gráfica o bien en formato PDF.

Los emisores y receptores deben conservar los archivos en formato XML de los DTE certificados por el tiempo establecido en el Código Tributario. El certificador, por su parte, debe conservar los DTE certificados y los respectivos acuses de recibo que haya enviado la SAT.

Una única plataforma para gestionar la Factura Electrónica a nivel internacional

La factura electrónica cuenta con una serie de requisitos legales y técnicos que difieren de unos países a otros. Este hecho genera que se deban adaptar los procesos a cada modelo del país en que se vaya a operar.
Existen soluciones tecnológicas, como EDICOM Global e-Invoicing Platform, capaces de adaptarse a los sistemas de gestión internos y a los requerimientos vigentes en cada país. De esta forma, se pueden conseguir proyectos exitosos de factura electrónica internacional conforme a los requisitos legales y fiscales en México, Brasil, Chile, Costa Rica, Colombia o cualquier otro país.

Estas son las principales ventajas de EDICOM Global Platform:

• Automatización. La solución se integra con los principales ERPs del mercado para automatizar la declaración del IVA y cualquier otra comunicación tributaria.
• Centralización. Es una plataforma apta para el cumplimiento fiscal en más de 60 países de todo el mundo, por lo que es posible centralizar todos los procedimientos en una única solución.
• Internacionalización. EDICOM Platform no solo está preparada para la declaración electrónica del IVA, sino también para la facturación electrónica y cualquier otra comunicación comercial o fiscal.
• Compliance. La plataforma cumple con los requerimientos técnicos y legales específicos de cada país a la hora de enviar la información a la autoridad tributaria. Externalizando y automatizando este proceso en una única plataforma, el cliente ganará flexibilidad y agilidad y tendrá la garantía de que su información llega de la manera correcta al organismo público en cuestión.
• Seguridad y disponibilidad. La plataforma EDICOM cuenta con diferentes certificaciones como ISO 27001, ISO20000, ISAE 3402 o TIER II DESIGN. El compromiso adquirido por EDICOM con todos sus clientes a través de estas certificaciones no es otro que el de ofrecer las máximas garantías de seguridad y mantener el SLA comprometido por la compañía que se establece una disponibilidad mínima de la solución del 99,9%.