Facturación Electrónica en Islandia: guía y normativa esencial

Desde 2020, Islandia actúa como autoridad Peppol, una función que desempeña a través de la Autoridad Contable Islandesa (FJS), en representación del Ministerio de Finanzas y Asuntos Económicos. Esta designación posiciona a Islandia dentro de la red europea de países que han adoptado Peppol como infraestructura oficial para el intercambio electrónico de documentos, especialmente en el contexto de compras públicas y facturación electrónica.

Como autoridad nacional Peppol, la FJS es responsable de supervisar la implementación técnica del sistema, autorizar los puntos de acceso (Access Points) que operan dentro del país y garantizar que tanto entidades públicas como privadas cumplan con los estándares técnicos definidos por el ecosistema Peppol.

La plataforma de facturación electrónica utilizada oficialmente en Islandia es la Red de Entrega Peppol (Peppol eDelivery Network), una infraestructura segura basada en estándares abiertos que permite a empresas e instituciones intercambiar facturas electrónicas y otros documentos comerciales de forma estructurada, estandarizada y legalmente válida en toda Europa y más allá.

Factura electrónica B2G en Islandia

Según la directiva del Ministerio de Finanzas y Asuntos Económicos, todos los operadores económicos que emitan facturas a entidades públicas, ya sean centrales, regionales o locales, deben utilizar facturación electrónica.

Del mismo modo, todas las entidades gubernamentales están obligadas a recibir, validar y procesar electrónicamente las facturas que reciben, eliminando así el uso de documentos físicos o procesos manuales en la gestión de pagos públicos.

Solo se aceptan facturas electrónicas que cumplan con el estándar europeo EN 16931 CIUS (TS-236), lo que garantiza consistencia, integridad de los datos e interoperabilidad en el marco del Espacio Económico Europeo.

Factura electrónica B2B en Islandia

En el ámbito privado (B2B) en Islandia, la facturación electrónica actualmente no es obligatoria, pero está plenamente permitida siempre que ambas partes, emisor y receptor, estén de acuerdo. Es decir, el uso de facturas electrónicas en transacciones entre empresas está sujeto al consentimiento del comprador, lo que otorga cierta flexibilidad para adoptar soluciones digitales a medida según la madurez tecnológica o preferencias operativas de cada organización.

Sin embargo, aunque su uso no es obligatorio, las facturas electrónicas sí deben cumplir con exigencias legales clave, especialmente en lo relativo a la integridad del contenido y la autenticidad del origen. Esto significa que las empresas deben ser capaces de demostrar que una factura no ha sido alterada desde su emisión y que proviene realmente del emisor declarado.

Para garantizar esto, Islandia permite a los contribuyentes elegir entre distintos métodos reconocidos, como:

• Firma electrónica avanzada que autentique al emisor y proteja el contenido del documento.
• Intercambio electrónico seguro de datos (EDI) que asegure la trazabilidad de la comunicación entre sistemas.
• Controles de gestión internos documentados y auditables, que aseguren la validez y trazabilidad del proceso de facturación.

Formatos Aceptados

Las facturas electrónicas en Islandia deben enviarse en uno de los dos formatos autorizados, ambos alineados con el estándar EN 16931:

• UBL 2.1: Formato XML ampliamente utilizado y recomendado por las autoridades islandesas.
• PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS: Variante basada en UBL utilizada en la red PEPPOL, diseñada para facilitar el intercambio electrónico entre países.

Islandia exige que las facturas electrónicas se conserven por un mínimo de siete años. El almacenamiento en el extranjero está permitido bajo ciertas condiciones:

• El país donde se almacenen debe tener un acuerdo de protección de datos con Islandia.
• Debe existir una razón válida para archivar fuera del país (por ejemplo, si el sistema de almacenamiento principal está en el extranjero).
• El Ministerio de Finanzas debe ser notificado formalmente de esta decisión.

¿Cómo puede ayudarte EDICOM a cumplir en Islandia?

EDICOM, como proveedor internacional especializado en soluciones de cumplimiento electrónico, ofrece una plataforma integral de facturación electrónica que facilita a las empresas la adaptación inmediata a los requisitos legales en Islandia, tanto en entornos B2G como B2B.

EDICOM es un Punto de Acceso Peppol certificado, lo que permite a las empresas conectarse directamente con la Red de Entrega Peppol para emitir y recibir facturas electrónicas en los formatos UBL 2.1 y PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS, totalmente compatibles con el estándar EN 16931.

Nuestra solución garantiza:

• Integración con cualquier ERP o sistema de gestión empresarial.
• Firma electrónica avanzada y validación estructural conforme a las normativas islandesas.
• Almacenamiento legal y seguro por el periodo exigido de siete años, ya sea local o con validación para archivo internacional.

Ya sea que tu empresa deba facturar al sector público islandés o busque optimizar sus flujos de facturación en el ámbito privado, EDICOM te ofrece una solución robusta, automatizada y escalable para operar de forma legal, segura y eficiente en Islandia y en toda Europa.