Caso práctico de almacenamiento electrónico: la conservación digital de la factura electrónica

La factura electrónica está creciendo en todo el mundo, tanto en las relaciones comerciales con el Sector Público, como en las de ámbito B2B. Este sistema agiliza y aporta una mayor seguridad a los procesos de generación y envío de los documentos. Pero ¿qué ocurre con el almacenamiento? Para maximizar las ventajas de la tecnología, es imprescindible cerrar todo el ciclo con una conservación adecuada de la factura electrónica.

Sin embargo, no todo vale a la hora de conservar digitalmente las facturas electrónicas. Hay que tener en cuenta que se trata de archivos que deben resguardarse por obligación legal durante un largo período de tiempo. En España, por ejemplo, es de 10 años como mínimo. A esto hay que añadir que se trata de documentos que contienen datos confidenciales y que pueden ser requeridos ante litigios judiciales. Por eso, es tan importante contar con las medidas de seguridad adecuadas.

Otro de los aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de hacer la conservación digital de las facturas electrónicas es que habitualmente van ligadas a otros documentos: desde acuses hasta archivos contractuales como órdenes de compra o avisos de expedición (albaranes). Esto implica que todos los documentos de cada transacción deberían conservarse de forma vinculada para facilitar posteriores consultas.

¿Cuál es la solución?

En Francia, la cuestión del almacenameinto electrónico con valor probatorio ha estado regulado por la norma AFNOR NF Z42-013 e ISO 14641 a nivel internacional. Estas normas indican las disposiciones que se deben seguir para que el almacenameinto electrónico confiera a los documentos un valor probatorio, es decir, admisibles ante un tercero o las Autoridades. Esto depende de la garantía de integridad que ofrece el Sistema de Archivo Electrónico (SAE).

Un SAE garantiza la integridad de los documentos al sellar el documento cuando se indexa mediante la aplicación de una huella digital (por ejemplo, una firma electrónica). Por lo tanto, este proceso criptográfico garantiza la no modificación de la factura archivada.

EDICOM, como proveedor de servicios de confianza cualificado, archiva facturas electrónicas en su SAE EDICOMLTA sellándolas con un sello electrónico y sello de tiempo cualificados. Estos servicios de confianza cualificados otorgan a los documentos una capa adicional de seguridad y valor probatorio porque revierten la carga de la prueba. Además, la preservación íntegra de las facturas está garantizada a largo plazo gracias a nuestro servicio de confianza para la conservación de los sellos electrónicos cualificados, lo que permite extender la confiabilidad de estos más allá de su validez tecnológica.

En el contexto del almacenamiento de facturas electrónicas, este alto nivel de valor probatorio es interesante porque deriva de los servicios de confianza definidos por el Reglamento Europeo eIDAS 910/2014, que es de aplicación directa para todos los países miembros de la Unión Europea. Como resultado, las facturas archivadas se consideran prueba legal en toda Europa.

EDICOMLTA, la plataforma de almacenamiento electrónico de EDICOM, se ha desarrollado en torno a estos requisitos europeos y ofrece múltiples funciones a sus usuarios: consulta de documentos, posibilidad de relacionar los documentos resultantes del mismo procedimiento comercial (pedido, albarán, factura), registro de todas las acciones llevadas a cabo en la plataforma y sobre los documentos con la inclusión del archivo de evidencias.

¿Cómo funciona EDICOMLta?

EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) es el servicio de almacenamiento electrónico certificado de larga duración que ofrece EDICOM en calidad de prestador cualificado de servicios de confianza. Se trata de un servicio desarrollado de acuerdo a los requerimientos tecnológicos de seguridad regulados por la ISO 14641 y reconocido por el Reglamento Europeo 910/2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para el almacenamiento electrónico de documentos.

• La solución EDICOMLta custodia las órdenes de compra recibidas por EDI, tanto de parte de la Administración Pública como de cualquier partner. Automáticamente, el servicio genera los metadatos para indexar y jerarquizar los documentos vinculados. En el caso de las órdenes de compra lleguen por correo electrónico o fax, el usuario puede cargarlas y reistrar los metadatos manualmente.
• La plataforma de EDICOM se integra con el ERP para emitir la factura en el formato correspondiente (Facturae, FatturaPA, etc.).
• A continuación, EDICOMLta guarda el documento y lo relaciona con el resto de archivos vinculados.
• La factura electrónica se envía al destinatario, que puede ser otra empresa o bien la Administración Pública.
• Los acuses de respuesta (ACK’S) que envían las administraciones se custodian también junto a cada factura.
• El usuario puede consultar las facturas electrónicas a través de un entorno privado seguro. Cada acción que se realiza sobre el archivo queda también registrada como prueba ante terceros.