La Facturación Electrónica en Italia

Italia es uno de los países europeos más comprometidos con la innovación y transformación digital. Fue uno de los primeros en fomentar la factura electrónica con las administraciones públicas y, a su vez, el primer estado de la Unión Europea en extender esta obligatoriedad también al ámbito privado. Esto fue algo insólito en el contexto jurídico europeo, pues la normativa europea, sólo permitía la obligatoriedad de la facturación electrónica en el ámbito B2G. Para ser pioneros en hacer llegar esta exigencia al sector privado, fue necesaria la aprobación del Parlamento Europeo.

Fruto de la consolidación de la factura electrónica, el sistema se encuentra en constante evolución gracias a la inclusión de mejoras y cambios que se traducen en un mayor alcance en la digitalización del gobierno.

Factura electrónica B2G

Con el objetivo de promover el comercio transfronterizo, desde el 2014, la facturación electrónica B2G está regulada por la Unión Europea a través de la Directiva 2014/55/UE “Relativa a la facturación electrónica en la contratación pública”. En ella, se establece que todas las administraciones públicas deben ser capaces de gestionar facturas electrónicas. Para cumplir con la Directiva, los estados miembros han realizado las transposiciones correspondientes en su legislación.

La República Italiana realizó su transposición a través del Decreto nº148/2018. Sin embargo, el empleo de facturas electrónicas en la región es muy anterior a la legislación comunitaria. La primera ley referente a su uso se remonta a 2007 (artículo 1, párrafos del 209 a 213, de la ley 24 diciembre 2007, n. 244), convirtiendo a Italia en uno de los estados pioneros en fiscalización electrónica.

e-Procurement en el sistema sanitario público

El Sistema Sanitario Nacional (SSN) inició el proceso de realizar compras de bienes a proveedores de forma electrónica el 1 de febrero de 2020, mediante la plataforma NSO. Este movimiento marcó un paso estratégico hacia la desmaterialización de los procesos de abastecimiento dentro de la red de salud pública italiana.

NSO es una plataforma diseñada para facilitar el intercambio electrónico de pedidos entre las entidades públicas del sector sanitario y las empresas proveedoras del Sistema Sanitario Nacional (SSN).

Factura electrónica B2B / B2C

Igual que en el ámbito público, la e-factura entre empresas privadas también está supeditada a la legislación europea. En este caso, se trata de la Directiva 2010/45/UE “Relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido” que modifica la Directiva 2006/112/CE, creada para mejorar el funcionamiento del mercado interior y favorecer la interoperabilidad entre los estados miembros.

Esta Directiva establece que el uso de la factura electrónica está condicionada a la aceptación del destinatario. Por lo que Italia necesitó la aprobación de una excepción por parte del Consejo Europeo para poder exigir su uso sin la necesidad de la aprobación del receptor.

La excepción se materializó en 2018 a través de la Decisión de Ejecución (UE) 2018/593, gracias a la cual el Gobierno italiano pudo hacer imperativa la facturación electrónica en el sector B2B.

En ámbito B2C (“Business to Consumer”) las empresas están obligadas a emitir factura electrónica en todos los casos en los que el consumidor privado lo solicite. Facturas electrónicas extranjeras.

Al inicio de la obligatoriedad, las facturas extranjeras recibidas y enviadas por las empresas italianas debíanser declaradas a la Agenzia delle Entrate a través del documento Trasmissione Dati Fatture – TDF. Este sistema de declaración fiscal de facturas extranjeras se denominaba ”Esterometro”, sin embargo, este sistema fue sustituido en 2022.

Desde julio de 2022 las facturas electrónicas deben ser declaradas a través del Sistema di Interscambio (SdI) de forma electrónica. Esta medida viene regulada en la Ley LEGGE 30 dicembre 2020, n. 178. En ella se establece que:

• La transmisión electrónica de las transacciones realizadas por sujetos no establecidos en el territorio del Estado se debe llevar a cabo dentro de los términos de emisión de las facturas o documentos que certifiquen la operación.
• La transmisión electrónica se debe realizar antes del día quince del mes siguiente a la fecha de emisión del documento o al de la fecha de recepción del documento que acredite la operación.

Declaración de Intento

La Dichiarazione d'Intento es una declaración que normalmente presentan los exportadores que quieren comprar o importar sin que se les aplique el IVA en las facturas que reciben. Para ello, una vez recibida la autorización por parte de la Agenzia delle Entrate, estos comunican a sus proveedores dicha declaración, para que estos últimos incluyan los datos en la factura.

Este tipo de facturas deberá incluir la siguiente información:

• Natura: Código de exención "N3.5" equivalente a "non imponibili - a seguito di dichiarazioni d'intento”
• Tipo Dato: se tiene que reportar la palabra "INTENTO"
• Riferimento Testo: se tiene que reportar el protocolo de recepción de la Declaración de Intento y su progresivo separado por el signo "-" o "/" (ej. 08060120341234567-000001)
• Riferimento Data: se tiene que reportar la fecha de la recepción telemática dada por la Agenzia delle Entrate y que contiene el protocolo de la Declaración de Intento. En caso de que la dichiarazione d'intento indicada no sea válida, la factura será rechazada con el código de error 00477.

Elementos de la facturación electrónica en Italia

Sistema di Interscambio (SdI)

El sistema de facturación italiano recibe el nombre de Sistema di Interscambio (SdI) y está gestionado por la Agenzia delle Entrate, autoridad fiscal de Italia.

El SdI sigue un modelo de e-Invoicing centralizado de validación previa. Todas las facturas electrónicas tanto B2B, B2C como B2G deben ser enviadas a la plataforma central del gobierno para su aprobación y envío a los destinatarios.

Características de la factura electrónica italiana FatturaPA

La factura electrónica italiana se denomina FatturaPA y ha sido regulada por el Provvedimento 30/04/2018, su Anexo técnico y sus posteriores actualizaciones.

Formato de la FatturaPA

Se trata de un formato XML definido por la Agencia Tributaria italiana.

Almacenamiento

El almacenamiento de los documentos electrónicos viene regulado según la normativa italiana de Conservazione Elettronica/Sostitutiva. Las facturas electrónicas B2B, B2C y B2G (así como otros documentos fiscales relevantes), deben conservarse durante 10 años, garantizando la integridad, autenticidad y legibilidad en el tiempo, para lo que se exige la firma y sello electrónicos.

Factura en la nube

Las facturas en la nube son facturas electrónicas. Son documentos electrónicos con las mismas características legales y fiscales que la factura en papel. Una de sus principales ventajas es que se almacenan en la nube y que su gestión se automatiza a través de soluciones digitales. En Italia, el uso es obligatorio en B2B y B2G.

Las facturas en la nube deben tener un formato específico y cumplir con requisitos específicos que determinan su validez. Todo el proceso se desarrolla en el espacio digital y queda archivado en la nube, siempre según parámetros que garanticen su integridad. Este sistema da un paso adelante hacia la desmaterialización y ha supuesto una mejora cualitativa y cuantitativa tanto para las empresas como para las administraciones públicas, impulsoras de la factura electrónica.

La adopción de la factura en la nube no sólo concierne a las grandes empresas, sino que también está al alcance de pymes y autónomos. Las soluciones tecnológicas soportadas en Cloud Invoices son adecuadas para diferentes tipos de empresas y volúmenes de negocio. Desde soluciones basadas en tecnología EDI (Electronic Data Interchange) integradas en el ERP de la empresa, que automatizan todo el proceso de preparación de facturas en la nube según los requisitos legales y técnicos, el envío de la propia factura y la emisión de un flujo de notificaciones para controlar su gestión; a soluciones web a través de formularios que se ingresan manualmente y son adecuados para un pequeño volumen de facturas electrónicas.

Ventajas de la factura en la nube

La facturación en la nube aporta una serie de ventajas gracias a la automatización de los procesos de creación, recepción y gestión de facturas que aumentan la eficiencia, reducen los errores humanos y reducen los costes económicos. Cuanto más avanzada sea la solución, mayores serán los beneficios para el usuario.

Ventajas de la facturación en la nube:

Incrementan la eficiencia de los procesos administrativos. La emisión, envío, recepción y registro de documentos se produce de forma inmediata y automática. Reducción de errores mediante la automatización.

• Reducción de costes gracias a su carácter digital frente al papel.
• Reducción de tiempos de respuesta y pago gracias a la inmediatez de envío y recepción.
• Seguridad en las comunicaciones gracias a la gestión del envío a través de redes privadas o utilizando protocolos específicos.
• Integridad de los documentos mediante la aplicación de procesos de verificación.
• Integración con sistemas de gestión de emisión y recepción de facturas electrónicas.
• Almacenamiento y almacenamiento en la nube.

Italia, pionero en la implementación de facturación electrónica B2B

Italia fue uno de los primeros países del mundo (y el primero de Europa) en hacer efectiva un modelo de factura electrónica obligatorio entre empresa. Esta apuesta por la facturación electrónica le ha traído grandes beneficios al gobierno italiano.

El primer año de la masificación de la factura electrónica reportó a las arcas del estado 3.500M€. Los beneficios fueron todavía más evidentes a lo largo del tiempo, cuando el despliegue se consolidó y el tejido empresarial italiano empezó a tangibilizar los beneficios de la digitalización derivados de la factura electrónica, tanto de forma directa, como indirecta.

Los buenos resultados de la digitalización del sistema fiscal gracias al empleo de la factura electrónica, ha servido de inspiración para otros países, que han comenzado a desarrollar sus propios sistemas de facturación electrónica imitando el modelo del SdI. Puedes consultar el estado del despliegue de proyectos de facturación electrónica en otros países aquí.