Las 10 fases para la migración de una plataforma EDI

Puede tener muchos motivos…

Necesito migrar mi solución de EDI in-house a una plataforma EDI SaaS, no encuentro el servicio que necesito con mi actual proveedor EDI y quiero probar con otro, mi negocio crece en otros países y mi plataforma EDI necesita crecer también…etc.

Y también muchos frenos…

Tengo decenas de aplicaciones conectadas a mi plataforma EDI con desarrollos in-house no veo forma de moverlo a un servicio SaaS, el EDI es vital en mi operativa diaria no puedo detenerlo para hacer una migración, tengo miles de proveedores conectados a mi actual plataforma como gestiono la nueva conectividad…etc.

En este artículo le explicamos como se puede abordar su proyecto de migración EDI con agilidad y éxito, siguiendo una planificación de gestión de proyectos que se divide en 10 fases. Todo basado en nuestra propia metodología de trabajo y herramientas de gestión colaborativa que nacen de 30 años de experiencia en la implementación de grandes proyectos de B2B para empresas de diferentes sectores productivos.

Fase 1: Análisis de la información

En la primera fase del proyecto se realizará un análisis detallado de los flujos de trasmisión de mensajes descritos por el cliente, definiendo las acciones comerciales y técnicas que se deben ejecutar. Es un paso previo necesario con el fin de evaluar el trabajo a realizar y detectar los posibles riesgos que puedan surgir durante la migración ya que se considera fundamental realizar una migración que no afecte a la operativa diaria de nuestros clientes.

Fase 2: Definición de los flujos de integración

Para cada flujo de mensaje, las tareas a realizar son las siguientes:

• Definición de las especificaciones y la documentación de la interfaz del cliente. El objetivo es armonizar al máximo las interfaces y no utilizar una diferente por mapeo.
• Apoyo en el desarrollo de los datos de la interfaz.
• Desarrollos específicos: Acceso a una tabla de datos intermedia o lista de equivalencias en caso de ser necesario.
• Definición del mensaje en la plataforma EDI.
• Desarrollo de los procesos de integración por tipo de mensaje.
• Test de verificación (sintaxis y semántica).
• Test de intercambio.

Fase 3: Configuración de la plataforma EDI

EDICOM configura los diferentes entornos en función de la arquitectura de negocio de los clientes en sintonía con su organización empresarial.

Se configura un entorno para cada unidad de negocio que centraliza los flujos de trasmisión de datos para esa unidad. Sin embargo, el objetivo es tener una única conexión para agilizar la transferencia de documentos asociada a todos los diferentes flujos.

Los entornos se administran en los servidores de EDICOM y para cada entorno hay que configurar la frecuencia de envío de los mensajes enviados o recibidos, las alarmas, los usuarios, el idioma, el tipo de mensajes, los protocolos a utilizar, los mecanismos de encriptación y sus acciones correspondientes. También se configurarán y probarán todos los mensajes por interlocutor comercial.

EDICOM recomienda la creación de un entorno de Test que se utiliza para realizar pruebas con los interlocutores comerciales antes de pasar a producción, y también para realizar envíos masivos, comprobaciones de mapeo, entre otros.

Fase 4: Integración con ERP del cliente

La aplicación iPaaS de EDICOM permite la integración de diferentes ERP's o sistemas de gestión con la plataforma EDI. Aspectos como el idioma, el tiempo o los procesos determinarán los recursos a aplicar (gestores de proyectos, consultores o helpdesk).

Cada procedimiento comienza y termina con la transferencia de ficheros hacia el sistema interno del cliente. EDICOM ofrece diferentes alternativas para el canal de comunicación teniendo siempre en cuenta la seguridad y la disponibilidad. La transferencia de ficheros debe probarse antes de pasar a producción, siendo obligatorio establecer una conexión robusta.

Además, se definirá previamente un canal de respaldo ante contingencias con el primario.

Fase 5: Coordinación con los interlocutores EDI

Una de las fases más críticas es la coordinación con cada uno de los partner comerciales que deben conectar con la nueva plataforma EDI. Hay que definir cómo y cuándo se debe notificar el cambio, obviamente en línea con la estrategia de migración definida.

Al tratarse de una migración de red, cada socio debe establecer las comunicaciones en su propia plataforma, lo que puede implicar una solicitud de pasarela, un cambio de AS2 Id o incluso un cambio de protocolo.

Es importante definir una estrategia de comunicaciones personalizadas en función de las modificaciones que el socio debe implementar, al igual que la coordinación en la fecha de migración. Todo se define a partir de un planning de migración escalonada en función de prioridad, definiendo controles para cada grupo de migración centrados en la detección de posibles problemas durante la puesta en marcha.

EDICOM, cuenta con una gran experiencia y con herramientas colaborativas de desarrollo propio que agilizan la gestión del onboarding EDI de toda su comunidad de partners.

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Fase 6: Testing y validación de los flujos de transferencia de información

EDICOM desarrolla mecanismos de control para garantizar el correcto funcionamiento de la solución y el cumplimiento de las reglas de negocio pactadas con los clientes.

El objetivo es que los procesos de migración no impacten en la rutina diaria de las empresas.

Para ello establecemos las siguientes acciones:

• Verificación de que el proceso de integración está generando el archivo final correcto.
• Recepción de un tipo de mensaje de control un socio comercial durante un periodo de tiempo que garantice que todos los procesos están funcionando correctamente
• En caso de fallo se abre un ticket de análisis del problema y solución documentando la incidencia.
• Recepción de un mensaje de acuse de recibo sobre un mensaje previamente enviado.

Fase 7: Desarrollo de controles de las reglas de negocio

Juntamente con el cliente se lleva a cabo la definición y el desarrollo de controles específicos que permitan detectar posibles incidencias en la fase de cambio a producción.

Este tipo de controles están muy enfocados a los procesos de negocio de nuestros clientes.

• Controles asociados al mensaje (unidad de negocio, empresa del país), interlocutor comercial y hora de salida y entrada del mensaje. Por ejemplo, si la empresa 1 ubicada en Francia, tiene que recibir los pedidos de compra de un partner comercial de Francia antes de las 9 de la mañana, la plataforma notificará si este requisito no se está cumpliendo.
• Seguimiento de los controles de actividad. Por ejemplo, notificar si se ha consumido un periodo de tiempo tras la generación de mensajes de salida por parte de la empresa o unidad de negocio. De esta forma, podemos detectar si una vez que se ha pasado a producción, un determinado socio comercial está ya preparado en cuanto a la definición de la comunicación.

Fase 8: Formación de los usuarios

Juntamente con el cliente se define un programa de formación con sesiones ajustadas a los diferentes perfiles de usuarios:

• Usuario administrador
• Usuario
• Usuario de gestión de procesos

Nuestra plataforma EDI se ofrece en modo SaaS con los flujos de información integrados con el sistema de gestión interno del cliente y con un soporte 24x7 que según el nivel de servicio puede ofrecerse con un técnico dedicado.

Aunque todo esto permite un uso totalmente trasparente de la aplicación, las formaciones a medida son de gran utilidad para que los usuarios a los que les afectan los procesos de intercambio EDI conozcan como funcionan los procesos, y accedan a funcionalidades avanzadas de la plataforma que les puede permitir mejorar su operativa diaria como la consulta de estadísticas, alertas…etc.

Fase 9: Puesta en marcha y seguimiento

EDICOM ofrece ayuda durante la transición monitorizando los procesos mediante los mecanismos de control y orientando al usuario. En este sentido, es habitual incluir en estos proyectos un periodo posterior al lanzamiento definitivo (go live) durante el cual nuestros técnicos están supervisando su correcto funcionamiento.

Antes de este periodo, se realizan todas las pruebas, y las integraciones se llevan a cabo en volúmenes lo suficientemente altos como para asegurar la estabilidad de la plataforma.

Tras superar todos los controles con éxito, nuestros técnicos solicitan el cierre del proyecto.

Tras el cierre del proyecto, el servicio y apoyo continuo está en manos de nuestro Centro Internacional de Soporte, que ayuda al cliente a resolver cualquier problema o duda que pueda surgir. EDICOM ofrece con su plataforma EDI SaaS un servicio preferente, que es un tipo de soporte al cliente que se caracteriza por tener acceso a una línea directa y un contacto técnico dedicado dentro de EDICOM.

Fase 10: Documentación del proyecto

En la documentación, proporcionamos todas las especificaciones de formato y el contenido de los ficheros a generar/integrar para tener todas las estructuras completamente definidas.

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