Singapur: proyecto InvoiceNow de factura electrónica a través de Peppol

La factura electrónica en Singapur

Singapur lanzó su red nacional de facturación electrónica en 2019, basada en la infraestructura Peppol, convirtiéndose en el primer país fuera de Europa en utilizar la red europea para intercambiar facturas electrónicas entre empresas privadas. Para promover la factura electrónica en Singapur, el organismo responsable del sistema de facturación electrónica, Infocomm Media Development Authority, o IMDA, lanzó InvoiceNow, una serie de iniciativas que incluyen compensaciones financieras para las empresas que adopten la factura electrónica.  

La Autoridad Peppol del país, IMDA, es responsable de asignar los puntos de acceso y definir las especificaciones técnicas del sistema de facturación electrónica. Las empresas que deseen facturar electrónicamente en Singapur deben tener un Peppol Access Point y un sistema de factura electrónica capaz de enviar facturas en el estándar Peppol.

Los organismos públicos ya pueden recibir facturas electrónicas a través de la plataforma InvoiceNow. Los proveedores deben enviar las facturas electrónicas al identificador Peppol del Departamento de Contabilidad General (AGD). Estas facturas electrónicas se enviarán a las agencias respectivas en función de la Unidad de Negocio indicada en las facturas electrónicas.

Para agilizar el proceso y ofrecer claridad a los proveedores, IMDA ha registrado de forma centralizada identificadores Peppol únicos para todas las agencias gubernamentales. Por lo tanto, los proveedores tienen ahora la opción de enviar facturas electrónicas directamente a los organismos gubernamentales utilizando el identificador Peppol único de los organismos. 

Calendario de implementación

La Autoridad de Ingresos Internos de Singapur (IRAS) ha confirmado el cronograma para el nuevo mandato de facturación electrónica B2B para empresas registradas en Singapur.

Las empresas registradas en el GST deberán usar la plataforma InvoiceNow para transmitir datos de las facturas directamente a la administración fiscal.

Esta implementación se realizará de forma gradual, en varias fases:

• A partir del 1 de mayo de 2025: adopción voluntaria anticipada por parte de las empresas registradas en el GST.
• A partir del 1 de noviembre de 2025: empresas recién incorporadas que se registren en el GST de forma voluntaria.
• A partir del 1 de abril de 2026: para todos los nuevos registrados en el GST de forma voluntaria.

¿Cómo funciona InvoiceNow?

InvoiceNow permite la transmisión directa de facturas en formato estructurado de un sistema de gestión a otro, reduciendo los costes empresariales y acortando los ciclos de pago. InvoiceNow opera en el marco del estándar Peppol, facilitando las posibilidades de automatización en la gestión electrónica de documentos. De este modo, tanto las PYMES como las grandes empresas pueden disfrutar de una facturación más fluida y pagos más rápidos, con un menor tiempo de procesamiento de las facturas sin ningún tipo de papeleo manual.

La plataforma InvoiceNow adoptará un modelo de 5 esquinas Peppol (Peppol CTC). A diferencia del modelo de 4 esquinas, donde el intercambio de documentos se realiza a través de los Access Points, en el modelo de 5 esquinas se introduce un flujo adicional en el que los Access Points también envían los documentos a la plataforma fiscal.

EDICOM está acreditado por la Infocomm Media Development Authority (IMDA) como Punto de Acceso para la red Peppol en Singapur. A través de nuestro Access Point, podrá crear el formato correcto de InvoiceNow y enviarlo automáticamente tanto a los receptores como a organismos y administraciones a nivel internacional. Las facturas se intercambiarán en un formato estructurado PINT SG y una copia deberá ser enviada al IRAS.

Las especificaciones técnicas «Invoice Data Submission Specifications for IRAS GST InvoiceNow Requirement» ya están disponibles para que los proveedores de servicios y las empresas registradas en el GST planifiquen la mejora de sus sistemas.

Actualizaciones en InvoiceNow

El IMDA ha habilitado dos nuevos tipos de documentos comerciales en InvoiceNow Network.

• Orden de Compra: Esto permite a los compradores ser capaces de enviar un documento de pedido electrónico a los proveedores de sistema a sistema sin intervención humana. Con los datos del pedido residiendo en el sistema del proveedor, éste puede convertir los datos del pedido en una factura electrónica para enviarla de vuelta al comprador a través de la red, ahorrando así esfuerzos de introducción de datos y mejorando la calidad de los datos que necesitan los compradores para hacer coincidir la factura y el pedido. Esto ayuda a acelerar el procesamiento y el pago a los proveedores.
• Respuesta a la factura: se trata de un documento que los compradores envían a los proveedores para actualizar el estado de la factura de los proveedores en el sistema de los compradores. De este modo, se informa a los proveedores del estado de la factura, lo que reduce automáticamente el tiempo de seguimiento con los compradores y pone en riesgo innecesariamente la satisfacción del cliente.

Los proveedores de soluciones Peppol-Ready acreditados por IMDA que ofrezcan soluciones que se conecten a la red están obligados a admitir la recepción de estos documentos.

Cumpla con la factura electrónica en Singapur con EDICOM

La plataforma global de facturación de EDICOM se integra totalmente con su ERP y le permite enviar y recibir facturas electrónicas desde y hacia cualquier agencia o empresa en Singapur. 

• EDICOM crea el formato PINT SG y lo hace llegar al Access Point de destino. 
• Al mismo tiempo, conecta vía API con el IRAS y envía una copia de la factura electrónica.
• EDICOM también es capaz de integrar las facturas electrónicas en entrada en su ERP, recibidas de otros Peppol Access Points.

A través de EDICOM puede automatizar y digitalizar todo el proceso de envío y recepción de documentos electrónicos con cualquier empresa en Singapur.

La solución EDICOM no deja nada en manos de terceros. Todos los procesos se realizan sobre una infraestructura propia basada en la nube. Esto también permite a las empresas operar sin tener que realizar ninguna nueva instalación en sus sistemas ni preocuparse por el mantenimiento.

Una de las mayores ventajas de contar con un proveedor global como EDICOM es que es posible centralizar todas sus comunicaciones electrónicas, aunque su empresa opere en diferentes países.
Con la solución de EDICOM, las empresas tienen la tranquilidad de adaptarse correctamente a la legislación y procesos establecidos. La plataforma transforma las comunicaciones automáticamente a los formatos y estándares requeridos, siguiendo los protocolos establecidos en materia de seguridad y mensajería.

Principales hitos de Peppol en Singapur

Singapur sigue impulsando la facturación electrónica con el objetivo de ayudar a las empresas a mejorar su eficacia, reducir costes, agilizar los ciclos de pago y minimizar el impacto medioambiental.

Peppol es un conjunto de especificaciones diseñadas para agilizar los procesos de contratación pública entre empresas y organismos gubernamentales, independientemente de su ubicación o de los sistemas que utilicen. Gracias a su versatilidad y alcance internacional, no sólo se está adoptando en Europa o en el sector B2G, sino que se utiliza para intercambiar documentos electrónicos entre entidades de todo tipo a escala mundial.

1. IMDA se convirtió en la primera Autoridad Peppol fuera de Europa en mayo de 2018. El gobierno de Singapur decidió desarrollar su sistema de facturación electrónica utilizando las normas europeas y la infraestructura Peppol con el objetivo de promover el comercio internacional.
2. La red nacional de facturación electrónica se puso en marcha en enero de 2019, con 11 proveedores de puntos de acceso listos para servir al mercado
3. La acreditación de soluciones Peppol Ready se creó en 2019 y más de 50 proveedores de soluciones Peppol se conectaron con éxito a la red en enero de 2020
4. El gobierno de Singapur agregó un nuevo canal para que los proveedores presenten facturas electrónicas a través de la red nacional de facturación electrónica en enero de 2020, y desde entonces se ha convertido en el canal preferido para los proveedores.
5. En marzo de 2020 se anunció la subvención al registro de facturación electrónica para incentivar a las empresas a unirse a la red antes del 31 de diciembre de 2020.
6. La red nacional de facturación electrónica pasó a llamarse InvoiceNow en septiembre de 2020.

Ventajas para las grandes empresas

Reducción del trabajo manual

• Recepción de facturas en un formato electrónico estándar.
• Sin captura ni procesamiento manual de los datos de las facturas.
• Perfecta integración de su sistema ERP en la red Peppol.

Reducción del tratamiento de errores

• La transmisión totalmente automatizada de los datos de las facturas a su sistema ERP minimiza las entradas erróneas.
• Disminuye significativamente el tiempo y el esfuerzo dedicados al seguimiento y la rectificación de errores en fases posteriores del proceso.

Nuevas oportunidades para la gestión de proveedores

• Negocie descuentos por pronto pago, gracias a la posibilidad de procesar las facturas con rapidez.
• Proporcione a sus proveedores en línea actualizaciones de estado como recibido, reconocido y pagado (opcional).