Polonia: factura electrónica B2B a través de la plataforma KSeF

El Presidente polaco firmó en diciembre la ley que establece la obligación de emitir facturas a través del sistema de facturación electrónica KSeF.

En enero de 2024, el Ministro de Finanzas de Polonia ha anunciado que la implementación obligatoria de la facturación electrónica B2B, prevista inicialmente para el 1 de julio de 2024, se ha pospuesto. Aún no se ha anunciado un nuevo calendario.

Andrzej Domański, Ministro de Finanzas, ha declarado que se han diagnosticado errores en la plataforma KSeF y que se llevará a cabo una auditoría informática externa. Los resultados de la auditoría serán la base para fijar la nueva fecha.

El Gobierno de Polonia publicó en 2021 el proyecto de ley sobre la masificación de la factura electrónica en el país. En él, se detalla que todas las facturas emitidas deberán ser declaradas a través de una plataforma central llamada Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF. Esta legislación afecta a todas las empresas establecidas en Polonia. Las empresas que lo deseen pueden usar la plataforma nacional KSeF,  disponible para su uso voluntario desde el 1 de enero de 2022.

Las empresas cuya matriz se encuentre en Argentina, Uruguay o Chile, que cuenten con filiales en Polonia, deberán adecuarse a este requerimiento para aquellas facturas emitidas, aun cuando sus sistemas de gestión se encuentren fuera de aquel país.

Con la introducción de la factura electrónica el gobierno quiere avanzar en la digitalización del sistema fiscal y poder beneficiarse de las ventajas de su implementación, del mismo modo que ya lo están haciendo otros países de la Unión como Italia, donde la factura electrónica B2B es obligatoria desde 2019.

Descripción del Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF

El KSeF es la plataforma central del gobierno para el envío y la recepción de facturas electrónicas. Las empresas deberán enviar todas facturas electrónicas al KSeF, donde se les aplicará un sello de tiempo electrónico (timestamping). Se entenderá como factura estructurada aquella factura electrónica XML gestionada a través del KSeF. De momento, las facturas estructuradas convivirán con las facturas en papel y el resto de las facturas electrónicas que ya hay en funcionamiento en el mercado.

Adicionalmente, la plataforma emitirá una serie de acuses que notificarán a los usuarios del número asignado a través del timestamp, del rechazo de la factura o de la imposibilidad de poder emitir facturas, por indisponibilidad del propio KSeF.

La medida afecta a todas las empresas establecidas en Polonia.

Las facturas podrán ser consultadas y descargadas en el formato original o pdf en el portal que además actuará como repositorio, almacenando los documentos electrónicos fiscales durante 10 años.

Fechas clave de implementación del KSeF

• Octubre 2021: Inicio de periodo de pruebas. Los proveedores de servicios pueden participar en las pruebas del sistema con KSeF.
• Enero 2022: Fase voluntaria. Las empresas pueden empezar a emitir facturas estructuradas a KSeF y beneficiarse de las ventajas fiscales.
• Sin fecha: Uso obligatorio de la factura electrónica B2B estructurada (XML).

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Beneficios de la factura electrónica B2B en Polonia

Las empresas que decidan comenzar a usar facturas electrónicas de forma voluntaria pueden beneficiarse de algunas medidas especiales:

• Reducción de la declaración del IVA de 60 a 40 días.
• Exención de la declaración del fichero JPK_FA.

Estas son algunas de las ventajas que espera obtener el gobierno con la masificación electrónica B2B.

• Mejorar el entorno empresarial de los contribuyentes mediante un acceso más fácil y rápido a los documentos.
• Mayor seguridad en las transacciones comerciales gracias a la estandarización en el formato de la factura.
• Reducción de errores humanos gracias a la automatización de los procesos contables.
• Optimización del control fiscal.
• Aumento de la recaudación de impuestos.

Plataforma de EDICOM en Polonia

EDICOM ofrece una completa solución para las empresas que tienen presencia en Polonia. La plataforma de e-invoicing y vat compliance de EDICOM, permite automatizar todos los procesos de facturación y declaración de documentos fiscales tanto B2G como B2B.  De forma integrada con su ERP, el servicio de EDICOM le permitirá generar, enviar y recibir tanto las facturas electrónicas B2B a declarar a través del nuevo sistema KSeF, como las facturas electrónicas dirigidas a las administraciones públicas polacas a través de la plataforma central PeF, de acuerdo con los requisitos legales y técnicos exigidos por el Ministerio de Finanzas.

Además, la solución también es capaz de automatizar la emisión de los ficheros SAF-T para la declaración de información contable. Una solución integral que le ayudará a recortar los plazos de devolución de IVA, reducirá sus costes de gestión y le ofrecerá garantías extras de seguridad y confidencialidad.