Cómo funciona la factura electrónica en Chile

El sistema de factura electrónica en Chile está muy consolidado. Desde el 1 de febrero de 2018, en cumplimiento de la Ley Nº 20.727, todas las empresas del país están obligadas a emitir su documentación tributaria de manera electrónica, quedando sin validez legal los documentos tributarios emitidos en papel. El SII, entidad que regula el control fiscal en Chile, pone a disposición diferentes sistemas de facturación para las empresas.

Evolución de la facturación electrónica en Chile

Chile comenzó su proceso de implementación de la factura electrónica en el año 2003 cuando el Servicio de Impuestos Internos (SII) inició la masificación del sistema de carácter voluntario para todos los contribuyentes que quisieran acogerse.

En 2014, con la Ley Nº 20.727 se establece la obligatoriedad de uso de la Factura Electrónica en Chile, con un periodo de incorporación progresivo desde la entrada en vigor de la ley, el 31 de enero de 2014. En este tiempo se produce el reemplazo de los documentos físicos o de papel por los diferentes documentos tributarios electrónicos (DTE) que contempla la legislación: Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Guías de Despacho, Facturas de Compra, Facturas Exentas. 

Actores y funcionamiento de la factura electrónica en Chile

La factura electrónica en Chile es obligatoria para el 100% de las empresas. El ser facturador electrónico habilita al contribuyente como emisor y receptor de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). 

El SII habilita a facturar electrónicamente y pone a disposición de los contribuyentes diferentes sistema de facturación electrónica.

Las empresas envían al SII los DTE en tiempo real a través del sistema de facturación elegido,  para su validación. El organismo tributario una vez validadas las devuelve al emisor. Por su parte, el emisor las envía por correo electrónico al destinatario final, en formato XML_DTE.

El receptor de la factura electrónica dispone de ocho días para aceptar la factura o reclamarla. En el caso de que transcurrido ese plazo no se haya generado un acuse de recibo, el SII las considera formalmente aceptadas.

Sistemas de facturación electrónica en Chile

El SII pone a disposición de los contribuyentes diferentes sistema de facturación electrónica en función del volumen de facturación de las empresas.

1. El Sistema de Facturación Gratuito del SII tiene como objetivo proveer a los contribuyentes de un sistema que les permita operar con facturas electrónicas y cumplir con la normativa legal vigente. No se integra con aplicaciones informáticas del contribuyente, es decir, funciona a través de la plataforma del SII y solo con los documentos que allí se ponen a disposición: facturas, nota de crédito y débito, guía de despacho y factura de compra. Está diseñado para un bajo volumen de emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) y los documentos se emiten uno a uno. 
2. Sistema de facturación propio o de mercado. Los contribuyentes pueden desarrollar un software propio o adquirir en el mercado un sistema que les permita operar con factura electrónica. Admite un alto volumen de emisión de DTE. Pueden emitir facturas, notas de crédito y débito, guía de despacho, factura de compra, de exportación, notas de crédito y débito de exportación, liquidación factura, boletas afectas, ente otros. Es integrable con otros sistemas informáticos  que utilice la empresa (ERP, Software de Gestión Empresarial, entre otros).

Tipos de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE)

Existen diferentes tipos de documentos tributarios electrónicos (DTE), que ofrecen un respaldo tributario y legal para cada operación comercial, tanto para el emisor como para el receptor. 

Los documentos tributarios que obliga la ley a emitir en formato electrónico son: Facturas, Facturas No Afectas o Exentas, Facturas de Compra, Liquidaciones Factura, Notas de Débito, Notas de Crédito, Guías de Despacho, Facturas de Exportación, Notas de Crédito de Exportación y Notas de Débito de Exportación.

• Factura Electrónica. Documento tributario generado electrónicamente, que reemplaza al documento físico, el cual tiene idéntico valor legal y su emisión debe ser autorizada previamente por el SII. En él se detallan los productos o servicios vendidos, método de pago y el precio unitario.
• Factura de Ventas y Servicios No Afectos o Exentos de IVA. Documento que se genera para operaciones exentas de impuestos, principalmente de IVA.
• Factura de Compra Electrónica: es el respaldo legal de una compra, y se emite en las siguientes situaciones:
  • Cuando el emisor electrónico es un agente retenedor autorizado para el Cambio de Sujeto del IVA y efectúa transacciones en las cuales está obligado a retener una parte o la totalidad del IVA.
  • Cuando el emisor electrónico efectúa operaciones gravadas, con vendedores o prestadores de servicios, indicados en la Resolución Exenta N° 1496, de 1976, que no tengan documentación tributaria.
• Guías de Despacho Electrónica. Documentos tributarios que deben emitirse de forma obligatoria cuando no se emite una factura en el momento de la entrega de bienes o mercancías. Las guías de despacho verifican y justifican la entrega de la mercancía por parte del vendedor y la recepción por parte del receptor. Las guías deben ir numeradas y timbradas por parte del SII de Chile. La factura que se emite posteriormente deberá indicar el número de la guía de despacho tal y como marca la legislación.
• Liquidación Factura Electrónica. Documento tributario en que se refunde la liquidación de ventas, emanadas de un contrato de consignación, y la facturación de la comisión pactada entre el consignante y el consignatario, conforme a lo instruído en la Circular Nº 126, de 1977.
• Nota de Crédito Electrónica. Documento para anular o corregir una factura ya emitida.
• Nota de Débito Electrónica. Documento que deben emitir los vendedores y prestadores de servicios cuando hay cambios en el monto de la factura original. 
• Factura de Exportación Electrónica. Documentos de distinta naturaleza frente al IVA y de distintas validaciones de esquema a nivel electrónico que la factura electrónica. Permite incluir datos que no son aplicables a la factura electrónica como ingresar montos en moneda extranjera, identificar el medio de transporte y la compañía transportista, el puerto de embarque y desembarque, la modalidad de venta, entre otros.
• Nota de Crédito de Exportación Electrónica. Documento que se genera para anular o modificar facturas de exportación.
• Nota de Débito de Exportación Electrónica. Documento que se genera cuando hay cambios en el monto de la factura de exportación original.

Todo documento tributario electrónico que se emita, debe contener una firma electrónica digital, la que permite autenticar su origen y asegurar su integridad

Reclamo o aceptación de facturas con el SII

Existen motivos por los que se puede reclamar una factura: si no se está conforme con el importe, con la entrega, si la mercancía ha llegado en malas condiciones…etc.

Las facturas electrónicas en Chile pueden ser reclamadas por el destinatario en un plazo máximo de 7 días desde su recepción al SII. Una vez transcurridos los 7 días sin que se haya efectuado alguna acción sobre el documento electrónico, se entenderá que la factura fue aceptada irrevocablemente.

Como la aceptación o reclamo de la factura electrónica es una información que se envía únicamente al SII, la agencia tributaria habilitó un sistema para consultar la información sobre aquellas facturas reclamadas. Gracias a este control, el emisor puede tener constancia total de lo que ocurre con sus facturas electrónicas.

Control de facturas declaradas al SII y no recibidas por los contribuyentes

Puede darse la casuística de que existan clientes que no hayan recibido las facturas por parte de los proveedores, por lo que estas empresas no pueden revisar y corroborar los datos. Si el plazo de siete días para el reclamo ha expirado, el SII da por válida la factura automáticamente y la incorpora a la propuesta F29 de declaración de IVA. Obviamente, la discordancia de los datos con el SII conllevará discrepancias en el Formulario 29.

Para solucionar esta problemática, es necesario contar con una solución de factura electrónica capaz de detectar las incoherencias que haya entre el Formulario 29 y los DTE recibidos mediante un cotejo diario y automatizado de las facturas emitidas por los proveedores al SII.

La solución de EDICOM cruza la información de las facturas en el ERP del cliente con la información de facturas recibidas por el SII para comprobar que concuerda. En el caso de detectar que una factura se encuentra en el SII pero no en el ERP emite una alerta. El sistema avisa al proveedor para que envíe el DTE no recibido en un plazo de 24h. Si pasado este tiempo el DTE no ha sido enviado, el sistema reclama automáticamente la factura electrónica al SII, lo que conlleva el rechazo de la misma.

Guías de despacho electrónicas

Las guías de despacho son documentos tributarios que deben emitirse de forma obligatoria cuando no se emite una factura en el momento de la entrega de bienes o mercancías. Las guías de despacho son así, el documento electrónico que verifica y justifica la entrega de la mercancía por parte del vendedor y la recepción por parte del receptor.

Las guías deben ir numeradas y timbradas por parte del SII de Chile. La factura que se emite posteriormente deberá indicar el número de la guía de despacho tal y como marca la legislación.

El plazo máximo de la emisión de la factura desde la realización de la guía de despacho será el décimo día del siguiente mes de entregada la mercancía, pero con fecha máxima el último día del mes anterior. 

Conservación de los DTE

Los DTE deben ser conservados durante seis años contemplando las siguientes situaciones:

• Deben ser generados y guardados por el emisor electrónico en el formato XML (autorizado por el SII).  El contribuyente debe tener la posibilidad de acceder a la información almacenada para responder ante alguna solicitud del SII. Los documentos electrónicos emitidos constituyen el respaldo contable.
• El receptor electrónico recibirá por los medios electrónicos que haya acordado con el emisor (actualmente e-mail) el DTE en formato XML y deberá utilizar este documento para respaldar su información contable.
• Si el receptor de una Factura Electrónica es un contribuyente no autorizado para operar con este tipo de documentación; es decir, es un "receptor manual", el documento que recibirá y debe conservar es la versión impresa de la Factura Electrónica.

Boleta electrónica o comprobante de compra

La boleta electrónica es el justificante de compra de un bien o servicio que recibe el consumidor final. La boleta electrónica también es conocida como voucher, tiquete o ticket de compra. Se trata de un documento tributario generado y firmado electrónicamente. En él se especifica por separado el precio neto, el IVA y el coste total, como ocurre en las facturas, y que actualmente no se daba en la boleta en papel. 

Cada boleta electrónica generada debe ser enviada en un plazo máximo de una hora al SII. Además de las boletas electrónicas, los contribuyentes deben generar un Resumen de Ventas diarias con las operaciones referidas al día inmediatamente anterior y remitirlo al SII firmado electrónicamente.

La Resolución Nº74 del SII regula el procedimiento de emisión de boletas electrónicas y boletas no afectas o exentas electrónicas, junto con las características técnicas de la boleta electrónica:

• Firma electrónica: Las boletas electrónicas deben ir firmadas electrónicamente para garantizar la integridad, autenticidad y no repudio del documento.
• Formato: XML
• Almacenamiento: 6 años en su formato XML original.
• Timbre electrónico del SII: Esta firma se utiliza para verificar que los números de folio de las boletas electrónicas están autorizados por el SII a través del Código de Autorización de Folios, que los datos de las boletas electrónicas no han sido modificados y que las boletas electrónicas fueron generadas por el emisor adecuado al ser firmadas electrónicamente.
• Código de autorización de folios (CAF): Para poder emitir las boletas electrónicas los contribuyentes deberán previamente haberse descargado el rango de folios de boletas electrónicas. El CAF es necesario para poder timbrar electrónicamente las boletas. Cada folio autorizado por el SII corresponderá a una boleta.
• Representación impresa: Aunque anteriormente era opcional, con la Resolución Nº 12 del SII, la representación en papel de la boleta electrónica es obligatoria en las ventas presenciales, independientemente del método de pago utilizado.
• Representación virtual: Representación digital del documento, que permite su visualización y entrega por medios electrónicos.

Una vez emitida la boleta electrónica, en caso de que se necesite realizar modificaciones en los datos del receptor, efectuar descuentos o anular, será necesaria la emisión de una nota de crédito electrónica. En caso de que el que el cambio sea por un producto de mayor valor, solamente se deberá generar una boleta por la diferencia de valor.

Plataforma global de factura electrónica de EDICOM

EDICOM, como proveedor internacional de factura electrónica, ha desarrollado una plataforma única que facilita el cumplimiento especificaciones técnicas y legales en los distintos países en los que opere su empresa. Para el caso de Chile, el sistema automatiza la generación, envío y recepción de los Documentos Tributarios Electrónicos, así como las comunicaciones online con el Servicio de Impuestos Internos. 

La trazabilidad y la automatización que ofrece nuestra solución de factura electrónica son clave para adelantarse a incidencias recurrentes que se producen como consecuencia de diferentes factores que incurren en los procesos del sistema de facturación en Chile. Gracias al cruce de datos entre el servicio de control de facturas reclamadas del SII y la solución de factura electrónica de EDICOM, el cliente se mantiene informado en todo momento del estado de las facturas emitidas y supervisa la coherencia entre los DTE recibidos y la declaración mensual de IVA (Formulario 29).

La solución de factura electrónica de EDICOM ofrece un control total de las facturas reclamadas y no recibidas que en ocasiones afecta negativamente a las empresas chilenas en su contabilidad y facturación, maximizando así los beneficios derivados de la gestión automatizada e integrada de facturas en su empresa.