¿Qué es la factura electronica?
La factura electrónica es un sustituto legal y fiscal de la factura en papel que aporta especiales condiciones de seguridad para garantizar la integridad y autenticidad.
Conoce las características comunes de la e-factura en cualquier región del mundo
La e-factura electrónica es un sustituto legal y fiscal de la factura papel. Este sistema tecnológico ya es una realidad impulsada con la obligatoriedad en todas las regiones del mundo. Sin embargo, a pesar de su expansión, todavía se producen confusiones acerca de lo que implica realmente la factura digital.
El principal error es pensar que cualquier factura que se envíe y reciba por medios electrónicos constituye en sí misma una factura electrónica. Además de esta condición, deben cumplirse una serie de requisitos que conviertan al documento digital en una alternativa con idénticas atribuciones legales y fiscales que las otorgadas a su homólogo en formato papel.
Por norma general, la consideración de la factura electrónica como documento original válido conlleva 3 condicionantes clave:
Formato de la factura:Se necesita un formato de factura digital de mayor o menor complejidad: EDIFACT, FACTURAE, XML, PDF, X12...
Transmisión electrónica: Es necesario que se realice una transmisión telemática. Debe partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador.
Integridad y autenticidad: El documento debe permanecer inalterable garantizando su integridad y autenticidad.
¿Cómo es la factura electrónica a nivel global?
La consideración de una factura electrónica como documento original válido, pasa por cumplir con unos especificaciones mínimas que suelen coincidir en las legislaciones de los países que tienen sistemas en vigor:
Obligatoriedad
Diferentes regiones han impuesto el uso de la factura electrónica de forma masiva a los contribuyentes. En Latinoamérica existen muchos países en los que el uso de este sistema de facturación es prácticamente obligatorio para el 100% de los emisores. En Europa, algunos países lo convierten en un formato obligatorio en las relaciones que las Administraciones Públicas mantienen con sus proveedores.
Trámites administrativos previos
Algunos Estados exigen la aplicación de procesos previos de postulación, registros, obtención de certificados, etc., como trámites previos con los que hay que cumplir antes de empezar a emitir facturas electrónicas.
Formato factura
En muchos casos el formato de la factura digital en el que debe generarse el documento electrónico está definido y normalizado, siendo el XML el lenguaje más extendido.
Código de control fiscal
Los países que impulsan el empleo de la factura electrónica para reducir la evasión del pago de impuestos exigen la inclusión en el documento de códigos de control. Estos son otorgados normalmente por la administración fiscal competente como paso previo al envío del documento al cliente.
Firma electrónica
Es frecuente que la legislación de los distintos países establezca la necesidad de aplicar firma electrónica sobre la factura, como medio para garantizar la integridad del documento y la autenticidad de su origen.
Conservación
El almacenamiento de los documentos electrónicos originales bajo ciertas condiciones de seguridad y acceso suele ser objeto de las diferentes legislaciones existentes en materia de facturación electrónica.
Nuestros expertos hablan sobre la factura electrónica
América Latina y Europa son las dos regiones del mundo con mayor aceptación de la facturación electrónica.
Factura Electrónica en Latam
Factura electrónica en Europa
Beneficios de la factura electrónica
Incremento de la eficiencia en los procesos administrativos
La emisión, envío, recepción y registro de los documentos se hace de manera inmediata y automática. Todos los procesos se integran con el sistema interno de gestión de emisores y receptores. Este nivel de automatización permite reducir significativamente los errores asociados al registro manual de facturas.
Reducción de costes
El coste de emitir, enviar y recibir facturas se reduce drásticamente. Algunos estudios llegan a establecer este ahorro en torno al 90% en comparación con el coste que implica emitir y gestionar el mismo documento en formato papel.
Reducción de los tiempos de respuesta
La eficiencia en el envío y recepción del documento, la inmediatez de la entrega y la práctica desaparición de errores en la emisión del documento se traduce en una notable reducción de los tiempos de respuesta y de pago.
Seguridad en la comunicación
La posibilidad de gestionar el envío de esos documentos a través de redes privadas como las VAN (Value Added Network) o mediante protocolos específicos punto a punto como AS2, garantiza el envío seguro y confidencial.
Integridad del documento
Al mismo tiempo, la aplicación de procesos de firma electrónica permitirá a emisor y receptor contar con mayores garantías respecto a la integridad del contenido y la autenticidad del origen.
Integración con los sistemas de gestión
La emisión de estos documentos puede automatizarse a partir de los datos registrados en los sistemas internos de gestión de proveedores y acreedores. Por otra parte, su recepción en modo electrónico permite a los destinatarios de las facturas automatizar su validación y consolidación, permitiendo un registro directo y sin intervención humana en el sistema de gestión de cuentas a pagar.
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La Factura Electrónica en Argentina
La factura electrónica en Argentina tiene características propias que hacen que difiera un poco de los principales modelos de facturación empleados en Latinoamérica. La firma electrónica, que se utiliza en casi todos los sistemas del mundo no es obligatoria, aunque sí recomendable, en el sistema de Argentina, pero sí que es mandatorio insertar un CAE (Código de Autorización Electrónico) en la factura, que se obtiene tras el envío del documento XML a la AFIP para que tenga plena validez.
EDICOM integra en su plataforma de factura electrónica internacional soluciones y servicios específicos que le permitirán alinearse conforme a lo establecido por las diferentes resoluciones generales que periódicamente norman el proceso de emisión, tratamiento y resguardo de facturas electrónicas en La Argentina.
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