La factura electrónica en Italia

La primera pregunta que debe hacerse una empresa es si su sistema de gestión interno y sus procedimientos administrativos están preparados para adaptarse a la emisión electrónica de facturas al SdI. Necesitará un proveedor de soluciones electrónicas capaz de integrarse con su ERP para convertir los datos en los formatos estructurados necesarios.

EDICOM es capaz de integrarse con los principales ERP del mercado (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, etc.) y adaptarse a la recuperación de datos para convertirlos al formato requerido por el destinatario. Nuestra solución funciona en la nube, por lo que no requiere ninguna instalación local por parte del cliente y todas las actividades de mantenimiento y actualización de la infraestructura son realizadas por nuestros equipos especializados.

Las empresas que ya intercambian datos electrónicamente con sus socios comerciales o con la administración pública utilizan un archivo con contenido e información acordada entre las partes. Con la introducción de la obligación de facturación B2B en Italia, se ha regulado el uso de un formato XML específico que en algunos aspectos difiere del formato actual utilizado por las empresas.

En estos casos es necesario realizar un análisis previo de la información solicitada por el SdI a las empresas para adaptar el formato. También estudiaremos la posibilidad de integrar su factura PDF en el formato XML para que la información no contenida en el XML llegue a su destino.

EDICOM es capaz de encargarse de este análisis y preparar el mensaje estructurado necesario para garantizar la plena conformidad de la información con los datos requeridos por el SdI, sin dejar de lado ninguna información adicional solicitada por el emisor o el receptor.

De acuerdo con la legislación europea y el nuevo Reglamento eIDAS, que regula la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, las facturas electrónicas deben estar firmadas digitalmente e ir acompañadas de un sello de tiempo para garantizar su autenticidad, integridad y no repudio.

EDICOM, como proveedor cualificado de servicios de confianza, puede ofrecer ambos servicios certificados de acuerdo con el Reglamento Europeo eIDAS sobre mecanismos de confianza en las transacciones electrónicas.

Una vez convertida la factura al formato requerido y aplicada la firma electrónica y el sello de tiempo, es necesario enviar los documentos al SdI utilizando un canal seguro y fiable. El Sistema de Intercambio ha definido unos canales de entrada y salida de facturas B2B a los que la plataforma EDICOM ya está conectada para su intercambio seguro.

EDICOM, a través de su HUB de la Administración Pública, implementa un canal de comunicación seguro y directo con SdI a través del protocolo de comunicación definido, tanto para el envío como para la recepción. Además, a través de nuestro HUB de la AAPP no sólo es posible conectarse con la SdI en Italia, sino que podemos garantizar la conectividad con todos los organismos públicos dentro y fuera de la Unión Europea.

Para una gestión óptima de las facturas, se ha creado un flujo de notificaciones que las acompañan y permiten a los remitentes tener una mayor visibilidad del estado de tramitación de las facturas. Además, es el SdI quien valida inicialmente las facturas recibidas, dando lugar a una primera notificación relacionada con la conformidad de la factura.

Para garantizar un flujo eficiente y ágil, la plataforma EDICOM realiza una validación sintáctica antes de enviarla a SdI, confirmando la corrección de los campos requeridos y las firmas digitales.

Nuestro HUB es también la plataforma encargada de recibir los recibos de estado transmitidos tanto por el SdI como por el destinatario final. Por un lado, el SdI enviará notificaciones sobre los diferentes estados de las distintas facturas, y por otro, un destinatario podrá transmitir sus notificaciones al emisor a través del SdI.

Con una solución tecnológica como la de EDICOM, todas las notificaciones recibidas pueden integrarse automáticamente en el ERP para poder gestionarlas internamente de forma más ágil. Si en un principio su ERP no está preparado para la integración, la plataforma de EDICOM le permitirá gestionar sus notificaciones a través de una sencilla interfaz web.

En Italia, las entidades que emitan y reciban facturas electrónicas tendrán que conservar estos documentos durante al menos 5 años. El almacenamiento debe realizarse de acuerdo con las disposiciones del procedimiento de "Almacenamiento Electrónico" que, entre otros aspectos, requiere la firma y el sello electrónicos de los documentos almacenados, confirmando que se han conservado y no se han modificado desde que se aplicó el sello.

EDICOM pone a disposición de los usuarios un servicio certificado de archivo a largo plazo denominado EDICOMLta, gracias al cual se pueden archivar todas las facturas junto con su acuse de recibo durante el tiempo que sea necesario. Gracias a la certificación cualificada de almacenamiento de marcas electrónicas según el Reglamento eIDAS, EDICOM garantiza la integridad en el tiempo de los documentos almacenados en su solución.

EDICOM es un proveedor de servicios de confianza cualificado y proporciona validez legal y jurídica a los documentos y archivos, lo que le confiere la categoría de carga de la prueba ante terceros en el marco de la Unión Europea.

La obligatoriedad de las facturas electrónicas en el ámbito B2B tendrá un impacto considerable en todas las empresas italianas a partir de su transmisión. Sin embargo, tampoco hay que olvidar la recepción de facturas electrónicas, ya que el volumen seguirá siendo muy elevado. En este caso, apoyarse en una solución electrónica permite a las empresas resolver el problema de la emisión y recepción de facturas.

EDICOM proporciona tanto servicios de emisión como de recepción de facturas electrónicas, integrándolos directamente en el ERP para optimizar la gestión contable y conseguir una mayor eficiencia en el tratamiento de la información. Los sistemas de recepción e integración de facturas electrónicas de EDICOM permiten realizar protocolos de verificación de firmas que garantizan el origen, la integridad y la autenticidad de todos los documentos recibidos.